Le choix de l’ERP dans lequel vous allez investir est souvent un choix important et lourd en conséquence. Avant de lire la notice du logiciel cloud, nous vous invitons à lire les conseils pour bien choisir son Progiciel de gestion intégrée. Si vous optez pour un projet ERP avec un logiciel cloud, alors ces explications vous seront utiles.
Sommaire
L’utilisation de l’ERP dans l’entreprise, pour qui ?
C’est bien simple, un Enterprise resource planning englobe l’entièreté de l’entreprise. Les personnes qui utilisent cet outil sont également réparties sur l’ensemble des différents services. En fonction de l’ERP choisi, les modules disponibles sont différents et les fonctionnalités aussi. Les départements qui sont presque toujours concernés sont le département comptable avec le logiciel de gestion comptable et le service client, des ventes et du marketing avec le CRM ou customer relationship management. Cependant, les autres départements sont tous touchés de près ou de loin par l’utilisationd’un ERP. Voici plusieurs modules qui aide à la gestion d’entreprise et touchent les autres départements :
- Le module de gestion financière pour le département des finances
- Le département RH par le module de gestion des ressources humaines
- Le département des ventes avec l’aide à la gestion des ventes
- La production par la gestion de production, de la logistique, gestion de stock, de la chaine d’approvisionnement (supply chain)
- L’ensemble de l’entreprise par le logiciel de gestion de projets
Qu’est ce qu’un ERP dans le cloud ?
Pour les propriétaires d’entreprises, la mise en œuvre d’un système ERP est une solution à leur modèle de gestion d’entreprise, souple et sans papier. Ainsi, les systèmes ERP ne sont pas quelque chose qui se fait automatiquement. En fait, il peut s’écouler un certain temps avant que vous ne réalisiez tout son potentiel, surtout lorsque vous devez mettre en place un système ERP fonctionnel de votre propre chef.
Toutefois, avec l’ERP, un large éventail de fonctions est possible pour votre entreprise, allant de la gestion commerciale évidente aux transactions plus complexes telles que la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les systèmes enterprise resource planning ne se contentent pas de rendre le papier moins lourd, ils contribuent également à l’automatisation des processus métier en rendant le travail plus simple et plus efficace.
Pour simplifier les choses, de nombreuses entreprises ont déjà décidé de passer de la gestion traditionnelle, qui implique des manuels et peut être un environnement complexe, à l’ERP dans le cloud, qui est un nuage informatique programmable permettant à votre programme ERP de fonctionner automatiquement et de manière autonome dans le cloud. Mais qu’est-ce exactement que l’ERP dans le cloud ?
Un logiciel ERP sur le cloud comme Integral signifie que votre base de données se trouve « Dans les nuages ». Les données de votre entreprise sont donc externalisées. Ces logiciels vous fournissent une base de données unique et personnalisée en nuage pour gérer tous les différents modules et fonctions. Vous pouvez intégrer votre système ERP à votre système d’entreprise existant en y accédant à partir d’une interface web et en le transformant en un module de cloud. Votre entreprise peut ainsi bénéficier d’un processus commercial simplifié et automatisé. 
Par exemple, disons que votre entreprise possède une base de données clients avec plusieurs employés. Chaque employé est responsable de sa propre partie de la base de données clients. Si un employé a le droit de consulter le compte d’un client ou un document quelconque, il peut aller en ligne et demander à consulter le document. Chaque employé connaîtra le titulaire du compte et pourra se connecter pour voir si le client a demandé le document. Tous les employés sont impliqués dans le projet, ils peuvent donc tous accéder aux données du client. Si vous aviez un site web pour les clients, tous les employés pourraient se connecter à leur navigateur et aller en ligne pour consulter les informations sur le client. Ainsi, vous pouvez garder les données des clients de votre client à jour et synchronisées, ce qui permet à l’entreprise de gagner de l’argent et du temps.
Quel sont les avantages et inconvénients d’un ERP dans le cloud ?
Avant de déployer un ERP dans votre entreprise, il est très important de définir vos besoins. Ensuite, vous devez analyser les points forts et faibles de chaque solution. C’est ce qu’explique le site CRM – ERP. Voici donc les avantages et inconvénients des solutions cloud.
Les avantages d’un ERP dans le cloud
Bien entendu le plus gros avantage d’un ERP dans le cloud est que celui-ci ne demande pas un investissement trop important et que les coûts liés à celui-ci sont moindres que pour les autres logiciels de gestion. Sa création et son implémentation sont faciles et rapides et ne demande pas trop d’argent au départ.
L’avantage le plus important de l’ERP en nuage est qu’il est beaucoup plus rapide et plus facile à utiliser que l’ERP traditionnel. De plus, vous n’avez pas besoin de trouver de partenaires ou de consultants pour vous aider à mettre en place votre progiciel de gestion intégré et pour s’occuper du paramétrage.
Avec l’ERP dans le cloud, vous disposez de plus d’options pour vous aider à atteindre vos objectifs, notamment l’intégration de sources de données et d’applications pertinentes pour votre entreprise, des outils de reporting et de visualisation, et des services web. Plus important encore, il vous permet de gagner du temps et de l’argent en pouvant faire fonctionner votre système ERP dans le nuage et sur Internet, ce qui vous évite d’avoir à utiliser votre matériel.
Pour améliorer encore les choses, les logiciels ERP dans le cloud fait tout le travail nécessaire pour gérer votre entreprise en votre nom, en vous aidant à gérer votre entreprise tout au long du processus. De la gestion des stocks à la gestion comptable à la gestion de la relation client, il s’occupe de tout en fonction de votre secteur d’activité. Pour ceux qui sont passionnés par leur travail, ils voudront toujours explorer davantage de fonctionnalités.
Les inconvénients d’un PGI dans le cloud
Bien qu’ils aient de nombreux avantages, les progiciels de gestion intégré dans le cloud ont tout de même des limites.
Premièrement, si votre entreprise croit fortement, ce type de logiciel de gestion peut vite être débordé et on peut alors voir apparaitre les limites de ses fonctionnalités. Les échanges deviennent alors compliqués et les recherches dans la base de données également. Le changement d’ERP deviendra alors primordial et celui-ci demande de nombreux investissement et comprend de nombreux risques.
Deuxièmement, le problème de cet outil de gestion est que les données restent et sont échangées sur internet. On ne peut donc pas s’assurer de la sécurité et de la confidentialité de celles-ci. Il est donc important de bien s’informer sur les pratiques du fournisseur d’ERP chez qui vous aller souscrire une licence ou de la plateforme sur laquelle vous allez stocker vos données.
UnERP dans le cloud n’est donc pas du tout adapté aux grandes entreprises. Il sera plutôt compatible avec les TPE et PME ou PMI. Il est surtout la solution logicielle la moins chère pour une entreprise à petit budget, avec les progiciels open source.
Comment installer un logiciel dans le cloud ?
L’ERP dans les nuages est assez simple d’installation. Vous souscrivez à un abonnement et le fournisseur s’occupe du reste. Cette solution de gestion a permis aux entreprises de toutes tailles de stocker l’ensemble de leurs opérations dans le nuage. Vous n’avez pas à vous soucier de la maintenance de ces équipements, car tout est entretenu par le fournisseur de services en ligne. Dès que le logiciel tourne sur le cloud, vous n’avez plus besoin des serveurs et vous pouvez les placer n’importe où et utiliser les mêmes ressources informatiques. Le nuage permet également des configurations flexibles et uniques du logiciel pour répondre aux besoins de l’organisation. C’est ce que la plupart des entreprises apprécient le plus. Le nuage permet aux entreprises d’acquérir les dernières technologies dans le domaine de l’information et de tirer le meilleur parti de leur infrastructure informatique. De cette façon, l’entreprise peut mieux fonctionner et en tirer plus de profit.
