Aujourd’hui, la transformation digitale s’est imposée à tous les aspects de la vie courante. De côté des entreprises, tout est mis en œuvre pour rester compétitive. Au nombre des outils indispensables les plus utilisés, figure en bonne place la signature électronique. Elle intervient dans les différents processus de dématérialisation, et booste considérablement la productivité. Que faut-il savoir à propos de cette signature électronique, et les logiciels avec lesquels la réaliser ?
Sommaire
Comprendre la signature électronique
Légalement, la signature électronique est reconnue dans toute l’Union Européenne. Un cadre juridique est défini depuis 2016, par le réglement européen eIDAS. Ainsi, tout est clairement énuméré quant à l’usage et la recevabilité des signatures électroniques dans l’UE. La France, puisqu’elle fait partie des pays membres, reconnait la légalité des signatures électroniques. Les articles 1366 et 1367 du Code Civil le confirment.
Bien choisir un logiciel de signature électronique
Un logiciel de signature électronique doit être choisi de manière judicieuse. Voici quelques critères qui vous aideront dans ce sens :
Stockage des données et sécurité
Il s’agit indéniablement d’un aspect que vous devrez vérifier, avant d’acheter un logiciel de signature électronique. Une entreprise basée en France devrait choisir un logiciel qui stocke ses données en France ou dans l’Union Européenne. Vérifiez donc ce point, car il y va de votre sécurité.
Seuil de sécurité de signature électronique
En général, les logiciels de signature électronique offrent divers seuils de signature à savoir :
- Simple ;
- Avancé ;
- Qualifié.
En fonction de votre secteur d’activité, les risques des documents auxquels vous ferez face seront plus ou moins importants. Cela souligne l’importance de bien choisir la solution la plus adaptée à votre besoin. Faites donc un inventaire des tâches à réaliser, de même que les dossiers à traiter. Le seuil le plus simple de signature électronique convient aux documents à faible risque. Ce sont entre autres :
- Les contrats de travail ;
- Les devis ;
- Les états des lieux ;
- Etc.
Le niveau de signature sera plus avancé pour des documents bancaires, et ceux relatifs aux assurances. Quant aux autres dont la valeur juridique est plus élevée, l’utilisation du plus grand niveau de sécurité est recommandée. Ce sont notamment les actes d’avocats, ou actes dont l’effet a cours en dehors de l’UE et du territoire français.
Aisance d’utilisation
Tous les logiciels de signature électronique ne se valent pas. Chacune de ces solutions possède une interface particulière, et intuitive. Vous gagneriez à choisir un programme qui permet un usage facile de la solution de signature électronique. Attention quand même aux multiples fonctionnalités, qui pourraient compliquer l’utilisation quotidienne.
Taille de votre entreprise / nombre d’utilisateurs
Pour choisir un logiciel de signature électronique, vous devrez impérativement considérer la taille de votre entreprise. C’est ainsi que vous aurez l’outil qui pourra couvrir l’ensemble de vos besoins, et convenir au nombre d’utilisateurs. Étudiez donc les différentes formules proposées avant de faire un choix.
Prix
Évidemment, le prix peut permettre de départager deux logiciels de signature électronique qui proposent les mêmes fonctionnalités. Cependant, tout seul, il ne doit pas être un critère prioritaire. Les offres sur le marché sont souvent comprises entre 7 et 15 euros mensuels, pour des abonnements annuels. Sachez quand même que les niveaux de sécurité offerts sont aussi fonction du prix.
C’est pour cela que vous devez inventorier vos besoins et analyser la concordance avec les formules proposées.
Intégration à d’autres logiciels
Plusieurs de ces logiciels de signature électronique offrent des intégrations, à une panoplie d’outils de CRM ou ERP. Vérifiez donc ces points avant de passer à l’achat.
Quels sont les avantages d’un logiciel de signature électronique ?
Renforcement de la sécurité
Une signature électronique est plus sécurisée qu’une signature manuscrite. En effet, la version électronique inclut une empreinte numérique du document initial. Toute modification peut donc être constatée, et chaque signature possède un cachet inviolable. C’est l’horodatage qualifié qui marque le document, et inscrit la date universelle. Dès la première signature, il est possible de consulter l’historique des modifications faites sur le document.
Diminution importante des coûts
En optant pour un logiciel de signature électronique, vous faites un choix économique. En effet, les frais sont fortement diminués en ce qui concerne :
- L’impression ;
- L’archivage ;
- L’acheminement des documents.
Les erreurs humaines sont également diminuées, ce qui donne le contrôle des risques financiers liés.
Amélioration des délais et suivi en temps réel
Suivez désormais vos documents en temps réel, avec le tableau de bord fourni par le logiciel de signature électronique. La fonctionnalité comme la notification de rappel aux signataires est assez pratique. Les délais sont donc raccourcis, car le temps d’attente entre l’envoi et le retour du document pour signature est réduit.
Meilleure efficacité commerciale et relation client
De plus en plus de services en ligne sont proposés, et c’est tout l’avantage de la dématérialisation. La signature est donc un élément de la plus grande importance à cette étape. Formaliser l’accord se fait instantanément grâce aux solutions de signature électronique. Il n’y a plus de contrainte géographique ou autre pour la signature des contrats. Les clients peuvent donc s’y prendre, de n’importe où, à condition d’avoir une connexion internet.
Quelles fonctionnalités pour un logiciel de signature électronique ?
Niveaux de signature électronique
Il faut savoir que les signatures électroniques obéissent à des normes de sécurité bien établies. Selon l’offre choisie, vous aurez accès à trois paliers de signature :
La signature électronique simple ou standard (SES)
Son émission se fait sans certificat personnel avant le nom du signataire. Par contre, la sécurisation est faite au moyen d’un code PIN ou mot de passe expédié au signataire par SMS. C’est ainsi qu’il pourra vérifier son identité. Avec ce niveau de signature, vous pourrez réaliser des documents de faible importance juridique comme :
- Le don ou recueillement d’un accord après un devis ;
- La signature d’un contrat de bail, d’apprentissage, ou autre ;
- L’acceptation de conditions générales ;
- La signature d’un état des lieux.
La signature électronique avancée (AES)
Elle résulte de la conception d’un certificat qui porte le nom du signataire, afin d’assurer son identité. Bien avant, un prestataire de confiance devra vérifier la preuve d’identité. Avec la signature électronique avancée, il est possible d’établir des documents complexes et à forte valeur juridique comme :
- La validation d’un contrat de vente ;
- La réalisation des contrats de prêts, d’épargne ;
- La souscription à des contrats d’assurance-vie.
La signature électronique avec certificat qualité (QES)
C’est le plus grand seuil de signature électronique. L’obtention de ce certificat est conditionnée à la fourniture d’un justificatif d’identité. Il découlera sur un entretien avec un Operateur d’Enregistrement Délégué. Grâce au QES, vous pourrez gérer des documents avec un important niveau de sécurité comme :
- Le traitement des actes d’avocats ;
- La soumission des actes juridiques communautaires ;
- La gestion des documents administratifs à l’endroit du fisc.
Pour tout document traité avec un logiciel de signature électronique, une traçabilité est possible de tous les signataires. Sont donc accessibles :
- Le lieu de signature qui peut être connu grâce à l’adresse IP ;
- La date et l’heure de signature, de même que l’identité des signataires.
Intégrations
Avec l’ensemble des logiciels de signature électronique disponibles sur le marché, de nombreuses intégrations sont possibles avec :
- Google Docs ;
- Dropbox ;
- Slack ;
- Etc.
API
Avec les API, vous pourrez personnaliser vos documents. Le logiciel de signature électronique peut ainsi se conformer à votre entreprise. Cette option est avantageuse dans les cas suivants :
- Conception de formulaires ;
- Intégration d’une bibliothèque de documents ;
- Téléchargement de modèles de documents ;
- Cachetage et horodatage des transactions.
L’API est disponible selon les conditions tarifaires de chaque solution. Il convient donc d’en prendre connaissance.
Automatisation
Les outils de signature électronique dans leur grande majorité permettent certaines automatisations. Entre autres, il s’agit de :
- L’administration des workflows ;
- Les attributions ;
- Les relances automatiques ;
- Etc.
Pour tous les logiciels, les rappels et notifications semblent être des points assez communs.
Pour conclure
Ce n’est qu’à cette seule condition, que vous avez la garantie que les signatures collectées sont légales. En ce qui concerne le prix, vous ne devrez pas vous focaliser dessus pour choisir. Il est certes important pour choisir entre deux offres, mais ne doit pas être considéré comme prioritaire.
