Le choix d’un logiciel de gestion CSE devient de moins en moins évident pour les élus. Les raisons sont multiples, et concernent principalement la diversité des prestataires. Par conséquent, il n’est pas aisé de se retrouver parmi cette floraison d’offres. Les atouts mis en avant par les uns et les autres sont d’ailleurs uniques. Une erreur dans le choix de ce programme informatique peut entrainer des conséquences. Quels sont les critères à considérer pour s’y retrouver ?
Sommaire
1. Les fonctionnalités
Ces dernières années ont permis aux éditeurs de solutions pour CSE d’homogénéiser leur offre basique. Cette transformation s’est observée aussi bien chez les grands leaders que les indépendants du marché. Au-delà de la forme, voici le contenu auquel vous aurez droit de base avec une solution CSE :
- Un module de gestion de la base bénéficiaire ;
- Un site de communication et une application mobile ;
- Un module compatibilité simplifiée.
Pour ne pas souscrire à des modules payants inutiles, faites un inventaire de vos réels besoins quotidiens. Ensuite, assurez-vous que toutes les fonctionnalités sont disponibles sur un unique logiciel centralisé. Un logiciel CSE est optimal s’il vous donne la possibilité de passer d’un module à un autre. Ce qui peut paraitre banal est capable de vous faire économiser beaucoup de temps, en termes de formation et d’usage.
N’optez que pour une solution qui simplifie toutes les étapes du processus. Toutefois, quelques tâches comptables risquent toujours de se caractériser par un alourdissement. Il s’agit de :
- La saisie d’écritures ;
- Les rapprochements bancaires ;
- Etc.
La procédure est quand même rendue plus fluide par les différents détails visuels de l’interface du logiciel CSE.
2. L’hébergement et la sécurité
Ce sont deux points essentiels à vérifier avant de choisir un logiciel CSE :
L’hébergement
Un logiciel CSE doit disposer d’un hébergement qui rassure. C’est un critère à ne pas négliger pour faire un choix. N’oubliez pas que le prestataire sera responsable de nombreux éléments comme :
- Vos données personnelles d’ouvrants-droit et ayants droit ;
- Vos données bancaires pendant les achats ;
- La comptabilité de votre CSE ;
- Etc.
Ne lésinez absolument pas sur le sujet de la protection des données. En général, les logiciels CSE sont basés sur le cloud. Leur hébergement est fait dans des datacenters externalisés de leur organisation. Vous bénéficierez d’une meilleure sécurité si l’éditeur utilise des serveurs français. Vous avez ainsi l’assurance que les réglementations européennes et RGPD seront respectées.
Les certifications obligatoires
Veillez à ce que l’éditeur de solution CSE dispose des certifications obligatoires qui suivent :
- Datacenter niveau Tier III : ce niveau est celui adapté au seuil de confidentialité nécessaire des informations des comités d’entreprise et CSE.
- ISO 27001 : avec la certification AFAQ ISO/IEC 270001, vous avez l’assurance que la sécurité informatique de vos données est fiable. Cette norme ISO concerne la protection contre les cybermenaces, le contrôle des informations confidentielles, etc.
Le prestataire que vous choisirez ne doit pas faire preuve de négligence en ce qui concerne la protection de vos données. Il est également de votre devoir de vous en assurer.
3. La constance du prestataire
Comme ici, le marché des éditeurs de logiciels CSE est assez varié. De jeunes entreprises s’y sont d’ailleurs invitées au cours de ces dernières années. L’idéal en tant qu’utilisateur serait quand même de choisir un prestataire qui possède une certaine stabilité. Toutefois, cela ne veut pas forcément dire qu’il faudra regarder du côté des plus anciens. Il arrive aussi que de jeunes prestataires proposent des solutions modernes, avec une interface agile et plaisante.
Les anciens quant à eux ne se contentent que d’une solution classique, et pas forcément innovante. Viser le juste milieu est la meilleure chose à faire. En effet, la méfiance doit être de mise quand on vous dit que tout est possible. La solution idéale doit combiner :
- L’agilité d’une jeune entreprise ;
- Le dynamisme et l’innovation de sa solution ;
- La stabilité économique d’une entreprise pérenne avec une bonne expérience.
Avec ces différents éléments, vous avez l’assurance de ne pas vous tromper.
4. Une billetterie CSE entière
Une billetterie CSE digne du nom doit proposer des services complets et variés. C’est surtout ce que recherchent les salariés, à savoir :
- Voyager partout dans le monde ;
- Découvrir la culture cinématographique ;
- Visiter des lieux historiques ;
- Séjourner dans de magnifiques hôtels ;
- Etc.
Une billetterie CSE permet d’accéder à de tels services sans se ruiner. Ces offres font partie de celles qui sont les plus intéressantes pour les salariés. En faisant ce choix, les élus permettent ainsi aux bénéficiaires d’avoir un meilleur pouvoir d’achat. Il est devenu indispensable de mettre à leur disposition, une importante billetterie CSE. Bien entendu, il ne s’agit pas non plus de faire dans l’excès, car le prestataire procède souvent à des mises-en-avant fréquentes.
La cible est donc régulièrement informée des promotions qui concernent les voyages, les évènements, etc. Les offres doivent être assez renouvelées pour assurer le dynamisme de votre CSE.
5. La qualité de la formation et l’accessibilité du SAV
Un prestataire informatique fiable se remarque avec la présence de ces quelques points :
- Formation soignée ;
- Réactivité de l’assistance ;
- Accessibilité du service après-vente ;
- Etc.
En somme, il ne faudra pas sous-estimer les exigences techniques auxquelles doit répondre le produit. Ensuite, vous devrez vous intéresser aux divers services qui sont liés à ce logiciel CSE. Il ne sert en effet à rien d’avoir un logiciel dernier cri, si vous ne savez pas comment l’utiliser. Vos compétences progresseront certes au fil du temps, et surtout avec la pratique. Néanmoins, la prise en main doit être évidente dès le début.
N’hésitez pas à vous faire former par le prestataire, afin d’acquérir les bases en ce qui concerne l’usage des fonctionnalités de l’outil. Lorsque les difficultés d’utilisation du logiciel s’observent dès le début, c’est que la suite ne présage rien de bon. Évitez autant que possible de vous retrouver dans de telles situations. Misez plus sur un prestataire qui offre un temps de formation au logiciel CSE qu’il propose. Assurez-vous aussi qu’il soit réactif, car vous en aurez grand besoin.
6. Les pistons des confrères élus CSE
Il peut arriver que malgré toutes ces pistes, que vous ayez quand même du mal à trouver convaincants les arguments d’un prestataire. Pensez alors à contacter vos confrères élus CSE. C’est probable qu’ils utilisent déjà une solution, qu’ils pourront d’ailleurs vous conseiller. N’hésitez pas à poser toutes les questions concernant les différents critères énumérés plus haut. Avec leur expérience, ils pourront vous répondre en ce qui concerne ;
- La qualité de l’outil ;
- Le SAV ;
- Le temps d’installation du logiciel ;
- La formation reçue ;
- Etc.
Soyez réaliste, et optez surtout pour un temps d’installation réaliste. La durée est comprise entre 2 et 3 mois. Lorsque la période se situe en dessous, cela peut laisser présager un défaut. L’outil peut être de piètre qualité, ou ne proposer qu’une migration partielle de vos données. D’autres pistes peuvent aussi être envisagées. Quoi qu’il en soit, il faudra faire attention aux promesses douteuses, car elles risquent de vous coûter de l’argent.
Contactez plutôt votre réseau professionnel un peu partout, afin de bénéficier des meilleures recommandations. Vous aurez ainsi à disposition, tous les outils nécessaires pour faire le meilleur choix.
Voilà donc les critères les plus importants à considérer pour choisir un logiciel CSE. Fiez-vous à eux pour être satisfait en fin de compte.
