Les règles à suivre lors de la mise en place d’un logiciel de GMAO

par Didier

Mise en place d’un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur : quelles sont les règles à suivre pour réussir le déploiement de la solution de GMAO ? Quels sont les pièges à éviter ?

Les règles sont partout, et il est pratiquement impossible d’y échapper. Elles servent généralement un objectif très important : assurer votre sécurité et celle des personnes qui vous entourent. Nous avons tous entendu des choses comme : ne pas toucher la cuisinière, regarder des deux côtés avant de traverser la rue, arrêter de sauter du garage, etc.

Il en est de même pour un projet de mise en place d’une GMAO (GMAO pour logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) ou d’un logiciel de gestion d’interventions, et elles sont là pour, non pas éviter une blessure, mais pour anticiper et éviter les problèmes et écueils qui se présenteront inévitablement au cours du déploiement.

Nous décrivons dans cet article les principales règles que tout chef de projet doit suivre. Vous ne vous ferez peut-être pas de mal en enfreignant ces règles, mais vous risquez d’en payer le prix au bout du compte.

Des bases de données fiables

Considérez vos données comme le carburant de la solution : de bonnes données à l’entrée sont synonymes de bons résultats à la sortie Si vous introduisez de mauvaises données dans votre GMAO, lors de son implémentation, vous aurez des difficultés à :

  • Trouver l’équipement sur lequel vous voulez travailler
  • Trouver les pièces de rechange et s’assurer que vous avez la bonne quantité de stock disponible
  • Planifier le travail du personnel : interventions préventives et curatives
  • Produire des rapports pertinents
  • Contrôlez votre système à mesure qu’il se développe

Voici quelques moyens de vous assurer que seules les bonnes données entrent dans votre système :

  • Demandez à une seule personne de contrôler l’ajout et la modification des sites, des équipements, des gammes de maintenance, des pièces détachées, des utilisateurs, de toutes les données référentielles
  • Veillez à ce que vos conventions de dénomination soient logiques et cohérentes
  • Obtenez toutes les informations possibles sur vos actifs techniques et intégrez-les dans votre système
  • Utilisez des bibliothèques préétablies et des informations de la part des fabricants des équipements, matériels et machines installés

Ce ne sont là que quelques conseils pour vous assurer que votre système dispose bien des données techniques qualitatives, il en existe bien d’autres. Veillez à ne pas enfreindre cette première règle.

Obtenez l’adhésion de tous

Que vous débutiez dans le monde de la GMAO, que vous soyez un vétéran chevronné avec une équipe compétente et des années de travail avec le même produit, ou que vous changiez de système, il est important que tout le monde dans votre organisation adhère au processus, et nous disons bien tout le monde. Si les gens, de l’équipe de maintenance à la direction, vous repoussent, vous aurez plus de mal à mettre en place votre système de gestion de la maintenance et vous aurez moins de marge d’erreur. Voici quelques stratégies que nous avons vues de la part de ces managers et qui ont fonctionné :

  • Soyez un champion ! Si vous êtes vraiment derrière le processus, si vous maîtrisez les enjeux de votre projet et la valeur ajouter de la mise en place de la GMAO pour vos services et, si vous êtes capables de partager ces connaissances, votre équipe aura plus de facilité à vous suivre
  • Dispensez une formation suffisante pour que chacun se sente à l’aise avec le nouveau logiciel et comprenne l’impact qu’il va avoir sur la production et la maintenance
  • Assurez-vous que le système offre une excellente expérience utilisateur avec des applications mobiles et une interface simple
  • Comprenez les préoccupations des gens et répondez-leur de manière utile et directe

Il existe plusieurs autres stratégies que vous pouvez utiliser pour créer un environnement propice à un système de maintenance efficace.

Ne vous laissez pas dépasser

Votre GMAO va prendre du temps à se perfectionner. Ce n’est pas un processus qui se fait du jour au lendemain. Cependant, les fournisseurs de logiciels de gestion de la maintenance proposent de nombreux outils pour vous aider. Le conseil, la visite des installations pour recueillir des informations sur les actifs et les équipements, la formation, la migration des données, l’intégration et la mise en œuvre de l’Internet des objets pour l’automatisation du système, les applications mobiles, et tout simplement des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de votre système sont autant de choses qu’un bon fournisseur vous offrira. Notre conseil ? Profitez de ces offres. Vous économiserez peut-être quelques euros au départ si vous ne le faites pas et toute bonne entreprise vous aidera autant que possible même si vous ne payez pas pour des services supplémentaires, mais ces services peuvent faire la différence entre une mise en œuvre réussie qui vous prépare au succès futur et une mise en œuvre sans apport de valeur pour votre entreprise ce qui ne fera que créer des nouveaux maux de tête que vous devrez gérer par la suite comme un fardeau.

Ne perdez pas de temps avec les détails

Ne pas se préoccuper des petites choses signifie que vous ne vous perdez pas trop dans les détails. Par exemple, lorsque vous choisissez un système de dénomination des équipements, assurez-vous simplement que ce système vous convient, qu’il convient à votre activité et qu’il est cohérent, et suivez-le. Ce qui compte vraiment, c’est que vous preniez une décision et que vous vous y teniez. Le concept de ne pas se soucier des petites choses peut être appliqué à l’ensemble de votre système.

Pour l’essentiel, souvenez-vous que, tant que vous restez cohérent, vous pouvez toujours ajouter ou supprimer des éléments ici et là pour vous faciliter la vie lorsque vous achetez ou supprimez des équipements ou des actifs techniques, changez de personnel ou modifiez vos protocoles et gammes de maintenance.

N’abandonnez jamais !

Bien qu’elle puisse sembler évidente, cette règle est peut-être la plus importante de cette liste. La mise en œuvre de votre système ne sera pas sans heurts ni revers, mais il est important de persévérer. Si vous laissez votre GMAO se transformer en une encyclopédie poussiéreuse essentiellement posée sur une étagère, vous n’en tirerez jamais rien. Lorsque le processus devient frustrant, et il le sera parfois, continuez à travailler. Vous y arriverez, c’est certain.

Conclusion

En substance, la GMAO évite que les actifs techniques ne tombent en panne, et fait en sorte que les équipements et installations de l’entreprise fonctionnent aussi efficacement que possible à tout moment. Les actifs sont parfaitement recensés et suivis, les équipe de techniciens planifiées et motivées, le management et la direction générale totalement impliqués et engagés. A la clef, augmentation de la productivité, augmentation de la qualité de service, augmentation de la rentabilité et des profits, diminution des pertes. Le besoin de maintenance corrective est minimisé et une maintenance axée sur le prévisionnel prend toute sa place. La mise en place d’un tel logiciel, avec l’importance des enjeux pour l’organisation, doit suivre exactement les règles que nous avons édictées dans l’article. Si tel n’est pas le cas, le projet risque de s’éterniser, les coûts de mise en place augmenter et l’implication de tous diminuer. Ne courrez donc aucun risque et appliquez bien les règles.

Merci de votre lecture et excellent projet !

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