Le logiciel CSE : comment en choisir un sur mesure ?

par Didier

Le Comité Social et Économique (CSE) d’une entreprise y a une grande importance. Les salariés élus à sa tête ont d’énormes responsabilités vis-à-vis de leurs pairs et de leurs employeurs. Des logiciels CSE sont développés pour répondre au mieux aux différentes attentes dans ce cadre.

Il n’est pas aisé de faire un choix optimal face à la multiplicité des options disponibles. Découvrez comment choisir un logiciel CSE sur mesure !

Le logiciel CSE : qu’est-ce que c’est ?

Le logiciel CSE est un outil de gestion informatique conçu pour les acteurs du Comité Social et Économique. Il est à priori développé pour assurer la fonction comptable. Avec les mises à jour et les innovations, d’autres fonctionnalités y ont été ajoutées. Logiciel évolutif CSE sert aujourd’hui à gérer les subventions des CSE, des bénéficiaires ainsi que des associations sociales et culturelles.

L’application permet de mettre à jour les profils des employés. Elle gère aussi les autorisations selon des critères préalablement définis. Il faut noter que l’acquisition d’un logiciel de gestion n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. En plus, le comité social et économique est mis en place seulement pour les sociétés ayant au minimum 11 salariés.

Les entreprises de petite taille n’ont donc pas de réel besoin de logiciels de gestion. Des interfaces simplifiées ou des sites web peuvent convenir aux petites sociétés. Les grandes entreprises par contre ont besoin de logiciels CSE pour faciliter les interactions et la communication. Les prestataires proposent des offres adaptées à tous les types de sociétés.

Quels intérêts à avoir un logiciel CSE ?

Avoir un logiciel CSE présente de nombreux avantages. Une telle application permet aux élus de suivre minutieusement la gestion du budget alloué au CSE. Le logiciel assure donc le suivi de la comptabilité. Chaque action menée au service administration est prise en compte.

Par exemple, si une écriture de vente dans la billetterie est effectuée, le logiciel gestion cse le prend aussitôt en compte. Le service comptabilité a une vue globale sur le journal et sur le flux de trésorerie. Le logiciel est utile pour effectuer une gestion optimale des budgets. Il permet de répartir convenablement les montants alloués au CSE et à l’ASC.

Le logiciel permet également de faire des rapprochements bancaires, d’établir le bilan du service, de créditer et de débiter les comptes. Il est également possible d’élaborer les états comptables.

Par ailleurs, il faut noter que le logiciel aide à administrer les ayants droit du CSE. Grâce à cet outil, les élus gèrent aisément les données personnelles. Il s’agit notamment de la situation familiale, des adresses et des informations professionnelles. Les élus s’assurent que les avantages sociaux et les privilèges prévus sont accordés aux bénéficiaires.

Il faut noter que le logiciel de CSE a une fonction de suivi statistique permettant d’évaluer les avis des bénéficiaires. L’utilisation d’un logiciel CSE aide à gagner du temps. Les tâches sont planifiées et exécutées en un temps record. Tout est automatisé. Il est possible de gérer les activités de groupe et les billetteries.

Les critères de choix d’un logiciel CSE

On retrouve de nombreux logiciels conçus pour aider les élus dans la gestion du comité social et économique. Il est recommandé de suivre certains critères afin d’en faire la meilleure expérience. Il faut commencer par choisir le plus adapté.

Les fonctionnalités

Les fonctionnalités proposées par le logiciel de gestion CSE sont un critère très important pour orienter son choix. Cet aspect impacte les performances des élus CSE ainsi que le délai de réalisation des tâches. Optez pour un logiciel efficace, ergonomique et efficient avec des interfaces simples pour faciliter la navigation.

Privilégiez les applications accessibles. Il est recommandé de définir ses besoins en amont pour que les bénéficiaires aient une solution CSE simplifiée et sur mesure. Cela permet également de ne pas souscrire à des fonctionnalités inutiles.

Grâce aux avancées technologiques, les concepteurs développent des logiciels homogénéisés. Les solutions CSE doivent proposer des fonctions de base comme :

  • le module de comptabilité simplifié ;
  • le module de gestion de la base des bénéficiaires ;
  • l’application mobile et le site de communication.

Veillez à ce que les fonctions soient liées entre elles. Il est recommandé de miser sur la qualité des fonctionnalités : elles ont la primeur sur la quantité.

La sécurité des données

Les données et les fichiers stockés sur un logiciel CSE sont sensibles et confidentiels. Le prestataire est chargé de la protection de nombreuses informations. On note notamment les données personnelles et bancaires et la comptabilité de service. La perte ou le vol de ses données est inimaginable. Il faut clairement mettre un accent particulier sur la sécurité du logiciel CSE.

Il existe des certifications obligatoires pour tout éditeur de logiciels CSE. Elles témoignent de la qualité et du respect des conditions de stockage. On distingue quatre niveaux de Datacenter : Tier I, Tier II, Tier III et Tier IV. Le classement est basé sur les degrés de confidentialité et de sensibilité des données. Les logiciels certifiés Tier III au moins sont considérés comme excellents.

Ils ont le niveau de confidentialité requis pour gérer les données d’un comité social et économique. Par ailleurs, la norme AFAQ certifiée ISO/IEC 27001 garantit l’existence et la mise en place d’un système de protection informatique. Elle est attribuée à un logiciel CSE sur la base de différents critères. Elle assure notamment qu’on a une parfaite défense contre les attaques cybercriminelles.

Outre les qualifications de sécurité, privilégiez un logiciel CSE sauvegardé en permanence. Mettez aussi en avant le délai de restauration des données. Il faut noter que la majorité des éditeurs de logiciels CSE est hébergée dans des Datacenter externes : on parle de cloud-based.

Privilégiez les Datacenter français: leur niveau de sécurité est meilleur et garanti. Il est aussi recommandé au CSE de prendre connaissance des récents rapports d’audit des éditeurs. Les élus ont d’ailleurs la possibilité d’effectuer le contrôle par le DSI.

La conformité au règlement général sur la protection des données

Au-delà des fonctionnalités, le choix du logiciel CSE adapté est conditionné à des textes juridiques. Il s’agit du règlement général sur la protection des données connu sous l’acronyme RGPD. Ce critère est obligatoire depuis le 25 mai 2018. Les prestataires sont soumis à un questionnaire précis. Ils doivent garantir :

  • la gestion du droit des bénéficiaires ;
  • la mise en place des mesures de surveillance et sécurité ;
  • l’existence d’une politique de confidentialité des données ;
  • la présence des mentions légales conformes.

Les élus CSE doivent ainsi analyser et vérifier dans le contrat la présence des exigences du RGPD.

La garantie d’une assistance

Optez pour un logiciel CSE qui garantit une assistance. Ce critère souvent mis en sourdine est bien fondamental. Vérifiez que la solution CSE propose une assistance individualisée. Le prestataire doit aussi avoir un service de sous-traitance disponible pour aider à améliorer la plateforme.

Le logiciel doit pareillement donner accès à un certain nombre de ressources. Il s’agit notamment de tutoriels vidéo, de formation pour la maîtrise du logiciel et d’un forum pour les utilisateurs. Vérifiez qu’il existe une plateforme de support technique et toutes les options en cas de dysfonctionnement de la solution CSE.

Un prestataire spécialisé ou un logiciel tout-en-un

Le prestataire spécialisé se charge d’une seule activité. Il ne répond qu’à un seul besoin du CSE. Il est adapté aux entreprises de petite taille (les petits CSE). Par contre, les activités sont plus complexes et les attentes multiples pour les grands comités.

L’idéal est d’opter pour une solution CSE-tout-en-un pour une administration optimale. Il s’agit d’une gestion centralisée de tous les modules du CSE. On parle de progiciels de gestion intégrée (PGI).

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