Depuis l’avancée technologique, le numérique occupe une place importante dans la vie des entreprises. Grâce aux différentes solutions qu’il propose, les sociétés ont la possibilité d’automatiser leurs activités, de protéger leurs données et d’économiser du temps. Au travers de ces avantages, le numérique représente donc une très bonne alternative pour les structures classiques qui peinent à progresser sur le marché. Pour de telles sociétés, la meilleure solution serait de réaliser une transition numérique. Mais, comment faire pour opérer cette transformation numérique au sein de son entreprise ? Réponses dans cet article ?
Sommaire
Opter pour la dématérialisation des documents
Pour réaliser la transition numérique de sa structure, l’un des éléments à prendre en compte est la dématérialisation des documents. Dématérialiser implique le fait de produire le format numérique d’un document à partir d’un système d’information. En envisageant cette possibilité, vous pourrez satisfaire vos clients, car ils pourront facilement obtenir leurs factures. De même, cette option permet de sécuriser certains documents, d’automatiser des tâches et de gagner en productivité.
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Utiliser fréquemment les suites collaboratives
Après l’étape de la dématérialisation, vous pouvez aussi faire la transition numérique de votre structure en utilisant les suites collaboratives. Ces suites en question sont des applications ou logiciels qui facilitent :
- Le travail en équipe ;
- Le partage d’informations ;
- La communication au sein du personnel de l’entreprise.
L’utilisation fréquente de ces logiciels rend votre firme plus digitale. Aussi, cela contribue à améliorer la production ainsi que la rentabilité de la boîte. Comme exemples de suites collaboratives, utilisez G Suite de Google qui propose de bons outils : Gmail, Docs, Drive, Meet, Agenda, etc. Ce type de suite est très efficace et pourra certainement faciliter la numérisation de votre structure. En plus de cela, vous avez également la suite Microsoft Office 365 (Outlook, OneDrive, etc.) que vous pouvez expérimenter.
Intégrer les plateformes de communication dans la société
L’utilisation du téléphone comme moyen de communication n’est pas toujours une solution efficace. Dans le processus de transition numérique, l’idéal est de servir d’outils plus simples et adaptés au concept de groupe. De tels outils créent une synergie au sein des membres de l’entreprise et permettent de créer des réseaux pour centraliser la communication. Pour garantir une bonne transition numérique, ayez recours à des plateformes comme Skype ou encore Google Meet.
Très simples et faciles à utiliser, ces outils de communication peuvent être utilisés pour créer des groupes afin de mieux diffuser des informations relatives à un projet ou une mission. Grâce à leurs fonctionnalités, ces solutions de communications donnent la possibilité aux personnels d’intervenir dans les discussions et de proposer des solutions pour faire avancer les activités. En plus des deux exemples précédents, vous pouvez expérimenter également Slack et Microsoft Teams.
Utiliser les outils CRM
Dans toutes les entreprises, la gestion du client est un paramètre crucial dont vous devez toujours tenir compte. Avec l’explosion d’internet, les clients sont constamment connectés. Pour ce faire, vous devez aussi utiliser des outils numériques dans le but d’entrer en relation avec la cible et de réussir votre digitalisation. Généralement, les outils CRM (Customer Relationship Management) sont les meilleurs éléments numériques à utiliser pour assurer la gestion des clients.
Au travers des outils CRM, vous serez capable de mieux comprendre votre cible, de recueillir des informations pertinentes sur les clients et de faire de bonnes analyses pour répondre exigences du marché. De même, avec les outils CRM, il sera plus facile de développer des stratégies de marketing digitales et de les implémenter. Ce qui va contribuer à augmenter vos ventes et la rentabilité de vos activités.
Se servir des outils de stockage en ligne
Pour sécuriser leurs données, certaines entreprises ont l’habitude de mettre leurs documents dans des archives, des dossiers ou des classeurs. Cette façon de procéder ne garantit en rien la protection des informations. Mais en utilisant des outils de stockage en ligne, il vous sera possible de conserver vos données et de les rendre privées. En effet, les informations sont stockées dans des espaces qui ne sont disponibles que sur internet. Protégés par des identifiants, ces outils rendent confidentielles vos données.
Ainsi, ils ne pourront qu’être consultés que par vos collaborateurs et vous. En opérant la transition numérique de votre société avec ces outils, vous permettez à votre personnel d’accéder à des fichiers importants sans être au bureau et de gérer des urgences. Pour la plupart du temps, ce sont les outils comme Dropbox et Drive qui sont utilisés pour stocker des fichiers en ligne. Toutefois, en plus de ces espaces virtuels, vous pouvez utiliser One Drive et Box pour garantir la sécurité de vos documents.
Exploiter les outils de gestion de projet
En vous servant d’une solution numérique pour gérer vos activités ou des projets, vous pouvez digitaliser votre PME, start-up ou autre. En cce sens, l’utilisation des outils de gestion de projet vous sera très profitable. Premièrement, ces types d’outils centralisent les projets et facilitent leur gestion au sein de la société. Ensuite, ils vous aident à créer des tâches, à les planifier, à les organiser et à suivre leur avancée dans le temps. Par exemple, avec un outil de gestion comme Trello, vous pouvez répartir vos tâches en trois groupes (To Do, Doing et Done).
Cela vous permet de mieux progresser, de gérer les urgences et de vite livrer les clients. De cette façon, votre entreprise sera plus réactive et efficace. Outre ces avantages, sachez que certains outils sont dotés d’un système d’alerte qui vous informe de l’évolution d’un projet ou de l’intervention d’un collaborateur. Des outils comme Jira, Monday, Asana ou Atlassian offrent ce système d’alerte et rendent aisée la gestion de vos projets.
Faire usage des outils de gestion de recrutement
Dans une firme, une start-up ou une quelconque société, le recrutement est un domaine aussi important que les autres départements de la boîte. En réalité, c’est une tâche dont la réussite va longtemps influencer votre entreprise. Pour ce faire, dans le processus de transition numérique, il est recommandé de faire usage d’applications ou de logiciels de gestion de recrutement afin de digitaliser cette branche de l’entreprise.
Le but de ces logiciels est d’utiliser leur intelligence artificielle pour trouver de meilleurs profils pour l’entreprise. Sur la base de certains indicateurs, ces outils vont analyser des lettres de motivations et des CV. Selon vos besoins et attentes, ils pourront vous sélectionner les profils adéquats et vous les présenter. Aussi, sur ces types de plateformes, il est possible de partager les CV ou lettres de motivation aux managers afin de recueillir leurs jugements. Cela optimise plus le processus de recrutement.
Comme exemples d’outils de gestion, faites recours à SmartRecruiters ou TalentSoft. Présentement, ces deux éléments font partie des outils les plus pertinents que propose le marché.
Voilà donc quelques astuces simples pour réussir la transition numérique de votre entreprise. Vous pouvez intégrer progressivement et évaluer l’impact sur les performances de vos équipes et sur votre rentabilité.
