Le secteur du numérique est aujourd’hui en permanente évolution. Il offre de ce fait, aux entreprises des éléments modernes pour être plus efficaces sur le marché. De ce fait, les sociétés pourront répondre plus efficacement aux exigences de plus en plus pointilleuses des clients. Toutefois, avec l’évolution des solutions technologiques, une adaptabilité s’impose. En cela, il est indispensable de comprendre le principe d’utilisation d’un logiciel de traitement intelligent de données en entreprise. Faisons un focus pour en apprendre davantage sur le sujet !
Sommaire
Logiciel de traitement intelligent de documents : ce qu’il faut en comprendre
En termes d’efficacité, les solutions classiques de traitement de documents en entreprise présentent bien de limites. C’est pour pallier ces insuffisances que l’utilisation d’un Logiciel de traitement intelligent de documents est indiquée. Cette expression est traduite de l’anglais Intelligent Document Processing (IDP). Il est question d’une application ou plus généralement, d’une solution de traitement des informations. Elle permet de collecter, de dépouiller puis d’analyser des données relatives à une entreprise. De façon générale, ce sont des informations puisées de différents fichiers informatisés.
Il existe aujourd’hui plusieurs solutions de traitement intelligent de documents sur le marché. Certains outils sont efficaces pour la conversion des informations avant leur traitement. L’objectif, c’est de les organiser en données structurées. L’analyse se fera alors de façon efficiente.
Il est à noter que pour avoir cette catégorisation unique, les documents non structurés sont traités de même que ceux qui sont semi-structurés. Dans le premier lot, on retrouve les lettres et les contrats. En clair, ce sont les documents pour lesquels l’entreprise peut décider du modèle et des détails de conception. Par contre, les documents semi-structurés sont ceux conçus sur la base de modèles préétablis. C’est le cas des factures et des bons de commande.
Logiciel de traitement intelligent de documents : fonctionnement
Il est clair que l’utilisation d’un logiciel de traitement intelligent de documents apporte plusieurs avantages aux entreprises. De façon particulière, il vous suffit de vous inspirer des Avantages AI Marketing sur le site de l’application. Des témoignages en disent long sur ces atouts. Cependant, il faudrait d’abord comprendre le fonctionnement de l’application pour en profiter pleinement.
D’abord, il faut comprendre plusieurs technologies sont intégrées à cette intelligence artificielle. C’est d’ailleurs ce qui optimise son fonctionnement. En clair, un logiciel de traitement intelligent des documents intègre souvent un système d’apprentissage automatique. On y retrouve aussi un traitement du langage naturel et la vision par ordinateur.
Les autres fonctions intégrées sont :
- le deep learning ;
- la machine learning;
- la reconnaissance optique de caractères ;
- une automatisation des processus robotiques.
Pour le fonctionnement d’une application de traitement de données, l’utilisateur doit idéalement intégrer l’outil à des plateformes d’automatisation internes. Il peut aussi l’intégrer à d’autres applications ou systèmes informatiques. Quoi qu’il en soit, des algorithmes sont disponibles pour vous permettre de faire fonctionner l’outil.
Logiciel de traitement intelligent de documents : ses avantages
De toute évidence, une application de traitement intelligent de documents est une solution technologique innovante utile aux entreprises. De façon générale, il n’est pas question de remplacer les solutions traditionnelles de traitement de documents en entreprise par celle-ci. Il s’agit plutôt de leur apporte un complément. Il faut dire qu’une application de traitement intelligent de documents apporte des solutions concrètes pour compenser le défaut de capacités analytiques avancées reconnu aux méthodes classiques. De façon générale, les solutions traditionnelles ne sont utiles que pour la capture des données dans les documents numériques. Le reste du processus jusqu’au traitement sera donc exécuté avec un logiciel innovant.
D’un autre côté, il faut dire que la fonction de base des solutions classiques qui est la capture des données n’est pas toujours exécutée convenablement. C’est souvent le cas lorsque le nombre d’informations à traiter est très élevé. Pire, lorsque ces informations proviennent des contenus difficiles à exploiter comme les documents non structurés, la capture sera encore plus difficile pour une solution traditionnelle. Adopter une solution IDP s’avère donc nécessaire pour une entreprise, en particulier lorsque celle-ci est de grande taille.
De façon particulière, certaines solutions traditionnelles sont indiquées pour la conversion des documents et images en fichiers numériques. C’est le cas par exemple de l’OCR. Cependant, en dépit de leurs performances, ces outils sont limités quant au traitement avancé des données. Là encore, le logiciel de traitement intelligent des documents trouve toute sa portée. Il vient compenser cette limite de la solution classique.
L’autre avantage des logiciels de traitement de documents, c’est leur aptitude à correspondre au traitement de plusieurs fichiers. Ceux-ci peuvent être catégorisés différemment. Ils peuvent même être d’un grand nombre. Un outil de traitement efficace saura répondre au besoin de traitement. Des études réalisées sur les outils classiques de traitement de documents ont révélé que ceux-ci ne peuvent pas traiter en totalité, les données numériques d’une entreprise. À la limite, le taux de traitement de ces données, en particulier celles qui sont non structurées n’excèdent pas 60 %. C’est un manque à gagner pour l’entreprise puisque les données non structurées sont estimées à près de 80 % des documents du système informatique des entreprises. Heureusement, avec un logiciel de traitement des documents, vous pourrez facilement atteindre 100 % de traitement.
Logiciel de traitement intelligent de documents : critères pour en choisir
Il existe plusieurs applications que vous pouvez utiliser pour le traitement intelligent de documents en entreprise. Cependant, il serait à votre avantage de prendre certains détails en compte pour un choix avantageux. En cela, il faudra s’assurer de l’adaptabilité du logiciel à la taille de votre entreprise. En cela, les fonctionnalités incluses doivent être véritablement utiles pour votre société. Ainsi, vous serez rassuré de faire un investissement rentable.
Par ailleurs, un logiciel de traitement intelligent de documents doit être accessible. Cela dit, vous devrez pouvoir vous en procurer facilement sur le marché. L’application doit de même être compatible avec plusieurs supports de navigation. Il faut citer en ce sens, les smartphones, les tablettes et les ordinateurs qui sont les supports de navigation les plus utilisés aujourd’hui.
Vérifiez aussi la facilité d’utilisation du logiciel. Idéalement, votre équipe de travail doit pouvoir en faire une utilisation confortable. Assurez-vous donc que la cible qui est destinée à utiliser l’application pourra s’en servir sans grande difficulté. Que ces utilisateurs soient des professionnels avertis dans le secteur numérique ou non, le logiciel doit leur faciliter l’usage.
Un autre critère souvent négligé, il faut aussi prendre en compte la maintenance de l’application. En cas de difficultés liées à l’utilisation du logiciel de traitement des documents, vous devrez normalement avoir des voies de recours. Cela vous permettra de ne pas être limité dans l’exécution de vos tâches en entreprise. La collecte et le traitement des données numériques au sein de votre entreprise peuvent se faire alors en tout temps. C’est important pour vos campagnes marketing. Qu’il s’agisse d’emailing, de Facebook Ads ou Google Ads, vous pourrez mieux réussir la politique avec une analyse de données en amont. C’est là l’importance de se doter d’un logiciel de traitement intelligent des documents.
En définitive, l’utilisation d’un logiciel de traitement de données en entreprise permet de gagner en efficacité. Toutes les politiques de l’entreprise nécessitant l’utilisation de ses contenus informatiques seront mieux gérées. De même, vous augmentez la productivité de votre équipe de travail en minimisant les risques liés au traitement humain des informations. La satisfaction client est de même optimisée avec un tel outil. Il faut cependant savoir l’utiliser. En cela, l’intégrer à d’autres outils traditionnels est un choix réfléchi.
