Solutions logicielles et matérielles pour la gestion du courrier.

par Didier

Choisir une solution courrier professionnelle permet de libérer votre entreprise de toute contrainte liée à la gestion de votre courrier et à ses activités annexes et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Il existe des solutions logicielles vous permettant de gérer votre courrier entrant ou sortant, qu’on retrouve sous le nom de GEC (gestion électronique du courrier).

Contexte

Les supports d’échange d’informations se sont multipliés (papier, e-mail, Internet, EDI, …), tant en ce qui concerne les flux entrants que les flux circulants et les flux sortants. Cette profusion de formats d’échange s’accompagne d’une disparition de plusieurs frontières qui segmentaient autrefois les approches organisationnelles :

  • La frontière traditionnelle entre courrier marketing (de plus en plus ciblé et personnalisé) et courrier de gestion (moins rigide et plus proche de la relation client).
  • La frontière entre courrier industriel (produit par des applicatifs) et courrier égréné (réalisé par les salariés depuis leur poste de travail) qui augmente : les entreprises ont appris à beaucoup travailler sur les volumes.
  • La frontière entre flux sortants et flux entrants : ceci est dû au fait que de nombreux courriers incitent à une réponse, il faut alors traiter ce flux retour en accord avec le fichier à l’origine de cette interactivité !

Dans ce nouveau paysage, il est essentiel que l’ensemble des flux acheminés, quel que soit leur support (physique ou numérique), trouvent à s’insérer de façon adaptée dans les systèmes d’informations des entreprises.

Dématérialisation de courriers entrants

Les documents et courriers entrants relatifs à la vie d’une entreprise, que ce soit des documents financiers ou commerciaux, ayant trait aux achats, à la relation client ou aux ressources humaines, deviennent de plus en plus nombreux à subir une dématérialisation.

Les enjeux de la dématérialisation des courriers entrants

Les enjeux de la dématérialisation varient d’un document à un autre, et dépendent de la complexité de sa mise en œuvre. En effet, certains documents doivent respecter des critères essentiels pour qu’ils aient la même valeur probante que les documents papier et gardent leur authenticité et leur intégrité en cas de contrôle ou de litige. De plus, en 2009,la pratique de la dématérialisation de courriers entrants laisse encore à désirer.

Les approches de la dématérialisation des courriers entrants

On peut régulièrement observer deux formes de dématérialisation des courriers et documents entrants, notamment :

– La dématérialisation des documents et courriers dite « native » : dans cette hypothèse, l’entreprise reçoit directement les documents sous forme de données numériques. Quel que soit leur format, il s’agit par exemple des fichiers attachés en pièces jointes à un courrier électronique, des informations intégrées dans le corps d’un e-mail, des données transmises grâce au remplissage de formulaires en ligne sur un site web ou en extranet, des données échangées via une technologie comme le XML (langage de balisage extensible) ou ses dérivés ainsi que des données reçues via un EDI (échange de données informatisées).Dans tous les cas, la dématérialisation concerne à la fois le document ou le courrier envoyé et le flux dans son intégralité.

– La dématérialisation des documents et courriers reçus en format papier puis dématérialisés suite à des opérations automatisées pour recueillir les informations et le traitement des données les contenant : certaines organisations ont été automatisées grâce à des matériels et des logiciels appropriés, que ce soit lors de l’ouverture ou de l’extraction des documents, de leur numérisation, de leur reconnaissance ou encore de leur lecture.

Au début, la dématérialisation de documents a été entamée de façon opportuniste par les organes de direction au sein d’une entreprise. Toutefois, les projets de dématérialisation manquent de coordination. Le nombre de ces projets ne cesse d’augmenter. On peut citer par exemple le processus « procure-to-pay », visant à automatiser les demandes d’achats jusqu’aux avis de paiement, en passant par la facturation électronique.

Les limites

Certains facteurs empêchent encore les organisations de mettre en place la dématérialisation de courriers et de documents entrants ou d’installer une véritable politique y afférant. D’un côté, ces facteurs peuvent être d’ordre juridique, notamment concernant la validité légale des documents. D’un autre côté, ils peuvent être d’ordre psychologique, car la culture du papier reste encore ancrée et est souvent associée à une peur du changement. Il se peut aussi que la dématérialisation soit freinée par le jugement des utilisateurs à constater la complexité des projets ou le coût trop élevé des investissements.

Il existe plusieurs prestataires qui vous proposent de gérer en ligne vos courriers (plateforme d’envoi en ligne, courriers recommandés électroniques, factures ou bulletin de paie dématérialisés, etc. Nous citerons par exemple Maileva https://www.maileva.com qui appartient au groupe La Poste.

La machine à affranchir connectée

Une machine à affranchir est un outil de bureau qui imprime des marques postales ayant valeur d’affranchissement. Au vu des informations envoyées à La Poste par l’affranchisseuse connectée, celle-ci vous envoie alors une facture détaillée des consommations. La machine à affranchir est un choix productif : s’équiper vous fait gagner un temps précieux.

Ces machines se sont perfectionnées avec le temps, et elle propose maintenant de multiples fonctions et options, allant de la mise à jour automatique des tarifs postaux à un système de pesée externe permettant d’affranchir les colis. En effet, c’est moins connu que pour le courrier mais les MAi (ou machines à affranchir intelligentes) permettent l’affranchissement automatique des colis (par l’intermédiaire d’étiquette autocollante).

Sur ce guide : https://tarifs-postaux.fr/machine-a-affranchir.htm on apprend également comment personnaliser le courrier (dans l’empreinte apposée par l’affranchisseuse) : vos lettres deviennent ainsi un support de communication en se parant du logo et du slogan de votre entreprise, ce qui est très efficace pour asseoir son image de marque.

Cette solution est recommandée pour les indépendant, TPE, PME et grand comptes n’ayant pas de service courrier dédié, et avec un volume d’envoi quotidien allant de quelque lettres à plus de 150 courriers.

Très simple à mettre en place, elle ne nécessite que la signature d’un contrat de location entre le concessionnaire (fabricant), vous-même et La Poste. L’équipement vous est ensuite apporté et installé dans vos locaux. Le seul entretien à votre charge consiste à changer les cartouches d’encre lorsqu’elles sont vides.

Il vous est également possible de sous-traiter l’affranchissement, la collecte et l’envoi :

Après la collecte de votre courrier, le prestataire affranchif pour vous sur ses machines avant remise à la Poste. Vous n’avez plus à prendre un abonnement pour une machine à affranchir ni à acheter de timbres.

Ainsi vous réalisez une économie grâce à la mutualisation des coûts, à une meilleure optimisation des affranchissements, grâce à une sélection des opérateurs autorisés ARCEP les plus compétitifs. Vous gagnez du temps et libérez vos collaborateurs de tâches ingrates :
Tri, pesage, affranchissement, dépôt à la Poste, attente,…

Demander un diagnostic pour bien décider

Destiné aux PME / PMI, le diagnostic permet de déterminer le fonctionnement du service courrier. Il en établit les forces et les faiblesses, et donne à l’entreprise la photographie de son service courrier.

Définition

Un ingénieur de La Poste effectue une étude approfondie de l’organisation courrier de l’entreprise :

  • analyse des flux, des volumes et typologie du courrier reçu et expédié,
  • détection des dysfonctionnements,
  • identification des besoins,
  • mise en évidence des freins à la qualité.

Cette prestation convient particulièrement aux PME-PMI et leur permet de bénéficier d’une vision claire et objective de leur organisation. Elle peut notamment être préconisée avant toute décision de sous-traitance des activités courrier.

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