Pourquoi recourir à une application de gestion électronique des documents en entreprise ?

par Didier

Réussir l’archivage des documents en entreprise est une tâche assez complexe pourtant nécessaire pour gagner en temps et en fiabilité. À ce titre, il est important de trouver des solutions d’archivage qui soient assez simples, efficaces et qui surtout ne feront pas perdre le temps afin de faciliter la fluidité dans le traitement des informations en entreprise. L’une des plus en vogue de nos jours est la mise en place d’une application de Gestion Electronique de Document (GED). En effet, elles sont de plus en plus nombreuses les entreprises qui font recours à cet outil informatique pour organiser et faciliter le traitement de leurs données. Qu’est-ce que la GED ? Comment fonctionne-t-elle et quels sont ses avantages ? Découvrons ensemble dans cet article cette technique d’archivage des documents en entreprise.  

La GED, qu’est-ce que c’est ?

Les archives ont depuis toujours été des éléments importants dans la gestion des entreprises. En effet, elles permettent d’assurer la pérennité des activités de l’entreprise en se basant sur les traces du passé pour améliorer les services et prestations. Autrefois, pour conserver les documents, il fallait disposer d’un important nombre de cartons dans lesquels seront entreposés les documents à conserver. Ces cartons finiront à la salle des archives où la disposition est contrôlée par un tableau présentant une géométrie assez complexe des étagères. Si vous avez connu ce processus, vous saurez sans doute que la lecture de ce tableau n’est guère de l’eau à boire, car nécessitant des connaissances approfondies en archivage.

Au regard de ceci, l’archivage classique des documents était tout sauf un système assez fluide pour faciliter le traitement des données, car tout le travail devait être fait à la main sans oublier l’espace qui devait servir d’entrepôt des cartons. De plus, il exigeait une attention assez extrême, car au moindre accident, tout risquait de partir en fumée. Face à toutes ces contraintes, il était opportun de trouver un système assez simple pouvant faciliter l’archivage dans les normes des documents passés. C’est dans cette optique que les applications GED ont vu le jour.

En effet, la Gestion Electronique des Documents (GED) est un procédé informatisé qui vise à organiser et gérer des informations et documents sous forme électronique au sein d’une organisation. Ce terme aussi utilisé pour désigner le logiciel GED regroupe l’ensemble des procédures qui concourent à la mise en œuvre des systèmes d’acquisition, d’indexation, de classement, de stockage et d’accès aux données de l’entreprise. Autrement dit, il s’agit en fait de déplacer toute votre salle d’archive sur un serveur, parfois deux ; un dans vos locaux et un autre à l’extérieur pour plus de sécurité.

En outre, il s’agit d’un procédé qui vous permet d’avoir accès à toutes vos données à partir d’un ordinateur.

Comment fonctionne la GED ?

Avec la dématérialisation croissante des documents et la montée fulgurante de l’usage des outils informatiques dans le fonctionnement des entreprises, le recours à une solution ged est devenu plus qu’une nécessité en entreprise. En effet, les entreprises et les professionnels, dans l’exercice de leurs fonctions, ont de temps en temps besoin d’utiliser des archives d’usage quotidien. Ainsi, cet outil facilite la mise à disposition de ces documents. Son fonctionnement met en jeu différentes étapes.

  • La numérisation des documents: cette opération est réalisée pour les documents n’ayant pas d’origine numérique. Elle consiste à scanner le document papier et à appliquer un traitement de reconnaissance de texte afin de le transformer en document numérique grâce à un logiciel de reconnaissance optique de caractère (OCR).
  • Le traitement du document: cette étape est consacrée à l’indexation, à la classification et au référencement du document. Il s’agit en fait d’appliquer au document les différentes informations le concernant. Ainsi, à l’issue de cette étape, le document porte les indications telles que le type de fichier, la date de création, le responsable de la création et son contenu afin de faciliter le traitement.
  • Le stockage des données: cette étape permet de rendre le document facile d’accès et adapté au volume des documents. Elle permet également d’élaborer des copies de sauvegarde, car il est toujours possible de faire face au risque d’accident comme les pannes de matériel ou les incendies.
  • La définition des fonctionnalités de diffusion: cette étape est celle qui garantit la valorisation des données et rassure de leur utilité. En effet, parlant d’archivage, vous savez très bien qu’il existe des archives courantes très souvent exploitées au quotidien. Cependant, il en existe d’autres qui ne doivent impérativement, pas tombés entre les mains de n’importe qui. Ainsi, cette étape permet de définir en amont l’accès en lecture et en écriture des informations, la structure documentaire, les critères associés aux documents pour leur classification et la prise en compte de toutes les spécificités du secteur afin d’obtenir un outil sur-mesure et efficace au quotidien. En outre, cette étape permet d’obtenir à la fin une parfaite ergonomie en termes de rapidité et de fiabilité de l’outil.
  • L’archivage: elle est réalisée pour les documents qui ne sont pas utilisés au quotidien et qui doivent être légalement conservés.

En outre, le fonctionnement de cet outil permet la centralisation des informations en entreprise et facilite l’accès à l’information aux différents collaborateurs. Au-delà de ces atouts, il présente de nombreux autres avantages.

Quels sont les avantages à recourir à une gestion électronique des documents en entreprise ?

L’avènement des outils informatiques dans les processus d’archivage des documents a révolutionné le mode de travail en entreprise. En effet, la gestion électronique des documents a rendu harmonieux le traitement des données en entreprise permettant ainsi de gagner plus en temps et en coût. Ses avantages sont légion.

Sécuriser les informations

La solution de gestion électronique des documents permet d’annihiler tout risque de perte ou de détérioration des documents. Toutes les informations sont en ligne sur un serveur bien protégé. De ce fait, seuls les autorisés pourront avoir accès à vos informations. De plus, grâce à une signature electronique des documents, il n’est pas possible que vos informations se retrouvent hors de vos serveurs. Ainsi, vous n’avez plus à craindre les fuites d’informations confidentielles de votre entreprise.

Optimiser la communication interne en entreprise

Un des plus grands attraits de l’utilisation d’une solution GED pour l’archivage des documents en entreprise est qu’elle rend plus facile la communication en entreprise. En effet, tous les documents de votre entreprise sont organisés par métier sur un serveur. Ainsi, grâce à l’automatisation des tâches, chaque collaborateur pourra avoir accès à toutes les informations depuis n’importe quel ordinateur. Cet outil permettra un traitement plus efficace des documents tout en assurant un suivi rigoureux de la conformité et du suivi des fichiers. En outre, cet outil facilitera le travail collectif en entreprise et surtout permettra un contrôle des accès au document.

Réduire les coûts de l’archivage des documents

Au-delà du fait que l’archivage et la gestion des documents en ligne soient un gain de temps pour tout chef d’entreprise, cette solution constitue également une option aux enrobées économiques intéressantes. En effet, cette solution diminue les coûts d’impression ainsi que les coûts logistiques liés aux traitements traditionnels des informations. Finies les consommations d’encre et de papier ! De plus, vous gagnerez plus en espace en supprimant les archives physiques. Ainsi, en optant pour une solution GED, vous gagnerez plus en productivité.    

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