Passer d’un système papier à un logiciel de GMAO

par Didier

Découvrez pourquoi le passage d’un système papier à un système GMAO pourrait être la meilleure décision à prendre !

De nombreuses entreprises utilisent des méthodes basées sur le papier pour suivre leur maintenance – et elles choisissent généralement cette technique parce qu’elle est bon marché voire même gratuite (même si en fait elle coûte très chère) et parce que personne au sein de l’entreprise ne veut changer ce qui semble tourner. Cependant, un système sur papier présente de très nombreux problèmes critiques dont vous devez tenir compte et qui mettent désormais la survie de l’entreprise en jeu.

Certaines entreprises choisissent également d’utiliser des feuilles de calcul Excel, mais cette solution pose des problèmes similaires. Même si vous pensez que votre système fonctionne parfaitement pour vous, il peut y avoir des améliorations dont vous ne savez même pas qu’elles pourraient être apportées ! Découvrez dans cet article les possibilités qu’un logiciel de Gestion de maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) va apporter au management de votre maintenance et les avantages qui vont en découler pour votre entreprise. Ainsi nous allons successivement lister comme bénéfice le fait de povoir :

  • Envoyer automatiquement les missions aux techniciens
  • Fournir des informations utiles avec des données en temps réel
  • Maintenir et organiser tous les ordres de travail passés, présents et futurs
  • Fournir des informations détaillées concernant une demande
  • Communiquer efficacement dans un seul système

Allons-y, c’est parti…

Envoyer automatiquement les missions aux techniciens

L’un des principaux inconvénients des méthodes de maintenance sur papier est qu’elles doivent être gérées. Quelqu’un doit constamment collecter et organiser les billets d’une multitude de demandeurs. Cela signifie généralement qu’un appel téléphonique, un bon de travail papier, un fax ou une conversation sur le terrain a lieu, et qu’il faut ensuite attribuer manuellement les bons de travail et vérifier leur statut. Non seulement cela vous fait perdre du temps, mais cela conduit souvent à des demandes de maintenance et d’information manquées ou oubliées.

Un eGMAO vous évite de devoir gérer les demandes en permanence, car les utilisateurs ont la possibilité de soumettre des tickets par eux-mêmes. Le système stocke ce ticket, vous envoie une notification qu’il a été soumis et vous permet de le consulter, d’y répondre et de le gérer au moment qui vous convient. Si vous le souhaitez, le logiciel peut automatiquement attribuer des bons de travail et envoyer des notifications au technicien désigné lorsqu’une demande est soumise.

Fournir des informations utiles avec des données en temps réel

Avez-vous déjà voulu connaître les temps d’arrêt des équipements, le nombre total d’heures de travail ou les coûts associés à chaque élément d’équipement ? Si c’est le cas, vous savez qu’il n’est pas trop facile – et probablement presque impossible – de le faire avec Excel ou d’autres méthodes basées sur le papier. Même si vous êtes en mesure de produire ces rapports, ils devront être continuellement mis à jour et recréés lorsque de nouvelles données entrent dans le système.

Dans une GMAO, les rapports et les tableaux de bord produisent ces informations automatiquement, en temps réel. Vous pouvez donc y faire référence à votre convenance et même extraire les informations directement du système dans un format téléchargeable. Vous pouvez utiliser ces rapports pour prendre des décisions fondées sur des données concernant votre équipe, votre équipement et d’autres besoins de l’installation. En prime, vous pouvez les consulter pendant votre travail sur le terrain, ce qui facilite encore plus le contrôle des équipements et des biens.

Maintenir et organiser tous les ordres de travail passés, présents et futurs

Avec les systèmes papier, une fois la demande remplie, elle est très probablement jetée ou stockée dans une armoire avec des milliers d’autres billets. Bien que cela vous permette de vous libérer du désordre sur votre bureau, cela ne vous permet pas de faire référence à cette demande ou au travail qui y a été effectué à l’avenir. Même si vous enregistrez ces informations quelque part – par exemple dans Excel – elles sont toujours sujettes à des erreurs ou à des suppressions. En fait, près de 90 % des feuilles de calcul comportent des erreurs et, avec une collection de centaines de bons de travail, il y a forcément au moins une erreur cachée.

Bien qu’une GMAO ne soit pas à l’abri des erreurs, il y en aura moins qu’avec des bons de travail sur papier ou un tableur. Toutes les demandes sont conservées dans le système et peuvent être maintenues et organisées grâce à de solides options de filtrage. Vous pouvez référencer les demandes du passé, gérer le travail en cours, et regarder vers l’avenir et planifier les besoins futurs directement dans le système.

Extraire des bons de travail à tout moment, n’importe où et sur n’importe quel appareil

La recherche de détails pour un bon de travail en cours de route est presque impossible lorsque ces détails ont été soit perdus dans la traduction, soit jamais communiqués, soit collés sur un fichier Excel au bureau, soit sur un bon de travail papier qui a été perdu. Pour vous, cela signifie des allers-retours ou des appels téléphoniques constants avec vos techniciens pour leur expliquer ce qui doit être fait.

Vous pouvez utiliser une GMAO sur n’importe quel appareil mobile ou tablette, ce qui rend l’accès aux demandes et à leurs détails, à tout moment et en tout lieu, extrêmement facile. Vous pouvez également l’utiliser pour accéder facilement aux informations concernant vos biens. Ainsi, votre équipe dispose de toutes les informations nécessaires pour entretenir correctement votre équipement.

Fournir des informations détaillées concernant une demande

Comme vous gérez les demandes d’autres utilisateurs, il est probable que des informations pertinentes se perdent dans la traduction. En permettant à l’utilisateur de saisir lui-même sa demande, vous pouvez être sûr qu’il fournit tous les détails nécessaires.

Avec un GMAO, vous pouvez créer des rapports personnalisés pour vos besoins spécifiques. Une fois que vous avez créé ces rapports, vous n’avez plus jamais besoin de les créer et vous pouvez les consulter à tout moment. Vous pouvez même exporter les informations contenues dans ces rapports et les utiliser pour justifier l’embauche de personnel supplémentaire ou l’amélioration des immobilisations auprès de la haute direction.

Communiquer efficacement dans un seul système

En règle générale, une seule personne est chargée de gérer toutes les demandes dans un système basé sur le papier, ce qui limite la quantité de communication entre l’utilisateur demandeur et le technicien travaillant sur la demande.

Communiquer dans un GMAO est une toute autre histoire. Les utilisateurs peuvent documenter tous les détails de leur demande, y joindre des photos voire même des vidéos, si nécessaire. Une fois que la demande est soumise, les techniciens peuvent répondre par des mises à jour ou des questions qui alertent l’utilisateur demandeur. Une fois la tâche terminée, l’utilisateur demandeur sera informé en temps réel de sa résolution. Toutes ces interactions seront archivées dans le système afin que vous puissiez vous y référer en cas de besoin.

Le changement : c’est maintenant !

Une GMAO va directement considérablement améliorer le fonctionnement quotidien de votre entreprise et apporter un nouveau niveau d’efficacité partout où vous et vos équipes travaillent. Pensez à tout ce que vous pouvez faire, au temps que vous pouvez gagner et aux maux de tête que vous pouvez éliminer, et envisagez une GMAO dès aujourd’hui.

Il existe des centaines de logiciels de GMAO et de maintenance des installations, tous offrant des modules de gestion des bons de travail, de maintenance préventive et de gestion des équipements. Cependant, au moment de faire le choix, évitez coûte que coûte les solutions anciennes qui ne vous apporteront que très peu de valeur et orientez-vous vers une solution de dernière génération basée sur le cloud et le mobile.

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