Les 6 principaux éléments d’un logiciel de Gestion Electronique des Documents

par Didier

La gestion électronique des documents (GED) est une solution système conçue pour gérer les documents d’une organisation. Les informations non structurées, notamment les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les PDF et les images scannées, sont stockées et rendues accessibles aux bonnes personnes au bon moment. Des chaînes d’approvisionnement commerciales à la gestion des contrats, ou des processus RH à l’administration publique, le moteur de la mise en œuvre d’une solution GCE est de mieux faire des affaires. En éliminant la dépendance aux documents papier et en organisant les informations non structurées en fonction des besoins de l’entreprise, les organisations sont habilitées à travailler plus efficacement. En écoutant nos clients au fil des ans, nous avons trouvé des objectifs cohérents pour la mise en œuvre d’une GED. Quel que soit le secteur d’activité, les clients veulent que la ged les aide :

  • Supprimer la dépendance au papier et rationaliser les processus commerciaux (et réduire son empreinte carbone),
  • Améliorer le service à la clientèle et accroître la productivité de son équipe,
  • Réduire le risque organisationnel.

Les solutions GED de pointe, dont ce logiciel de gestion électronique des documents, permettent d’atteindre ces objectifs et bien plus encore. Voici les 5 éléments clés d’une solution GED :

La GED par Zeendoc permet un gain de temps et de productivité.

  1. Saisir les documents numériquement

La gestion du contenu d’une organisation commence par la saisie et l’importation des informations dans un dépôt numérique sécurisé. Il peut s’agir de tout type de document créé, capturé, stocké, partagé ou archivé, y compris :

  • Les factures des fournisseurs
  • Les curriculums vitae des candidats à un emploi
  • Contrats
  • Correspondance
  • Rapports de recherche

En bref, tout ce dont a besoin un service comme la comptabilité, les ressources humaines, les professions réglementées (notaires, avocats etc.), la santé (avec un stockage HDS), les métiers du BTP, du funéraire ou encore de l’industrie.

Voici quelques méthodes pour saisir ces documents sur un logiciel ou application GED comme Zeendoc :

  • Saisie automatique des documents : votre logiciel Zeendoc apprend à reconnaitre vos fournisseurs, documents, montants afin de les classer en totale autonomie,
  • Numérisation des documents papier à classer dans un dépôt numérique,
  • Gérer les contenus « déjà numériques », y compris les documents Microsoft Office, les PDF, les Xlsx etc.
  • Classement et catégorisation automatiques des documents à partir de serveurs, de MFP et d’autres lieux partagés,

Les méthodes traditionnelles de saisie de documents exigent beaucoup d’efforts et de dépenses. La saisie des documents dans un dépôt numérique élimine de nombreux obstacles créés par le papier : duplication à forte intensité de main-d’œuvre, lenteur de la distribution, originaux égarés et inconvénients liés à la récupération des fichiers dans un stockage hors site.

  1. Stocker les documents dans un dépôt numérique

Grâce à des systèmes GED efficaces (et Made in France en plus !), les organisations peuvent facilement stocker tout document essentiel à l’entreprise dans un dépôt numérique, ce qui permet aux utilisateurs de le faire :

  • De consulter ou de modifier (en fonction des droits d’accès) tout document du dépôt
  • Voir les métadonnées des documents
  • Organiser les documents dans une structure de dossiers flexible

Les avantages de la gestion de contenu d’entreprise vont au-delà du simple suivi de la localisation des documents. Un système de gestion de contenu réduit également le temps, le coût et la complexité associés à la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, ce qui contribue à garantir la conformité avec les politiques de conservation des documents de l’entreprise. En fait, une récente étude de Nucleus Research a montré que les systèmes de gestion électronique des documents rapportent 6,12 dollars pour chaque dollar investi.

3. Récupérer des documents, quel que soit le dispositif ou l’emplacement

La solution GED Zeendoc permet d’enregistrer le fichier original et créé automatiquement une copie en PDF-A afin que l’original ne soit jamais altéré. Vous pouvez partager mais surtout restreindre les accès à certains documents ou « armoires ». Un historique (consultation, modification et identification) est disponible pour chaque document présent dans vos « classeurs » afin que vous ayez une vision claire et précise sur chaque document et ses modifications. Une fois que les dossiers d’une organisation ont été stockés en toute sécurité, vous pouvez :

  • Trouver n’importe quel document en utilisant la recherche en texte intégral
  • Identifier des mots ou des phrases spécifiques dans le texte du document, les métadonnées, les annotations et les noms des entrées
  • Utilisez les options de recherche prédéfinies pour effectuer une recherche par date de création du document, par nom des utilisateurs qui ont consulté les documents et par d’autres métadonnées

Les logiciels de gestion électronique de documents contribuent à éliminer le temps passé à chercher des informations, permettant aux employés de répondre immédiatement aux demandes d’information des clients, des citoyens et des auditeurs. De plus, le personnel a un accès instantané aux informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions sur les questions ayant une incidence sur les résultats de votre organisation.

Un logiciel de GED comporte de multiples avantages pour les entreprises.

  1. Automatiser les processus basés sur la gestion des documents

L’automatisation aide les organisations à éliminer les tâches manuelles – y compris la photocopie, la remise en main propre et les glissements répétitifs – pour obtenir de meilleurs résultats avec moins de ressources. Certains systèmes de gestion de contenu électronique sont dotés de fonctions d’automatisation numériques qui peuvent :

  • Acheminer automatiquement les documents aux bonnes personnes au bon moment
  • Alerter les membres du personnel lorsque des documents requièrent leur attention
  • Reconnaître les erreurs avant d’effectuer tout travail supplémentaire

Par exemple, les bons de commande doivent être signés, les dossiers doivent être archivés et les demandes de vacances des employés doivent être approuvées ou refusées. L’automatisation fait passer ces documents par les étapes nécessaires d’examen et d’approbation, dans l’ordre indiqué. Il en résulte des processus plus rentables, plus rationnels et plus exempts d’erreurs.

  1. Sécuriser les documents et réduire le risque organisationnel

Avec le renforcement des restrictions de conformité dans un large éventail de secteurs, les organisations utilisent de plus en plus les systèmes GED pour optimiser les pratiques de gestion des documents et se protéger contre les risques. Un système de gestion de contenu d’entreprise doit fournir des paramètres de sécurité personnalisables pour permettre aux organisations de protéger les informations contre tout accès ou modification non autorisé.

  • Restreindre l’accès aux dossiers, documents, champs, annotations et autres propriétés granulaires des documents selon les besoins
  • Surveiller la connexion et la déconnexion du système, la création et la destruction des documents, les changements de mot de passe, etc.
  • Protéger les métadonnées sensibles en contrôlant l’accès aux informations jusqu’aux dossiers, modèles et champs individuels

La GED permet d’assurer une sécurité des documents optimum et plus fiable.

  1. Les différentes options liées à la GED

Afin d’avoir une solution de gestion des documents numériques efficace, plusieurs outils s’ajoutent au format « GED classique ». Typiquement, la possibilité de signer électroniquement un document, d’envoyer des factures ou notes de frais numériques et aussi de numériser les bulletins de salaires afin de les stocker dans des espaces personnels dédiés.

Les solutions GED comme ZEENDOC permettent aux départements opérationnels de gérer l’accès des utilisateurs de manière indépendante, ce qui signifie que les informations sensibles des RH restent au sein du département des RH, tandis que les informations financières privées restent au sein du département des finances, même si elles sont stockées dans le même référentiel. La plupart des plateformes GED comprennent quelques-uns de ces 5 éléments clés, mais les leaders de la catégorie, comme Zeendoc fournissent une solution GED complète, aidant votre organisation à améliorer considérablement les processus d’entreprise.

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