La facture électronique : pourquoi opter pour ce système de facturation ?

par Didier

De nos jours, plusieurs stratégies sont mises en œuvre par les entreprises pour réduire leurs coûts et optimiser leur rentabilité. Parmi celles-ci se trouve le recours à l’e-facturation. C’est l’un des processus capables d’offrir un retour sur investissement rapide et important.

Tout aussi fiable et sécurisée que la facture papier, la facture électronique se révèle très bénéfique pour les entreprises. Découvrez dans cet article les bienfaits qu’elle offre aux organismes et établissements.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

SaasLa facture électronique est simplement une facture qui a été conçue essentiellement sous forme numérique. Elle doit comporter un certain nombre d’éléments pour assurer sa légalité. Son adoption dans l’entreprise revêt de nombreux avantages.

Réaliser des économies majeures

L’e-facturation vous permet de réaliser des économies majeures. Selon des études, le format numérique permet de réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture. En effet, ce système réduit considérablement les frais liés à l’envoi des factures. Désormais, vous n’aurez plus besoin d’utiliser de papier, encre, enveloppe, timbre, électricité, transports.

Aussi, les coûts administratifs et les frais liés au traitement des factures et à l’archivage sont diminués. Aussi, l’usage de la facture électronique vous évite la manipulation de documents. Il suffit simplement de créer des bases de données pour les clients et les produits ou services.

Quelques clics suffisent pour sélectionner les renseignements nécessaires pour l’établissement des factures de vos clients. Que ce soit l’édiction, l’envoi ou l’archivage, tout se fait en un laps de temps, contrairement à la facture papier. Vous gagnez ainsi un temps précieux qui pourrait être utilisé pour le développement de votre entreprise.

La célérité dans les délais de paiement 

 Avec l’e-facturation, vous bénéficiez d’une diminution considérable des délais de paiement, surtout si vous optez pour la solution de facture électronique de Freedz. Cette dernière est une plateforme SaaS collaborative qui regroupe les clients et leurs fournisseurs autour des factures qu’ils échangent.

Grâce à ce logiciel, les relations clients-fournisseurs deviennent plus simples, plus fluides et plus productives puisqu’il procède à la centralisation de toutes les factures fournisseurs. La gestion des factures se fait, sans effort, de n’importe où, que l’on soit au bureau ou en télétravail.

Très pratique, la facturation numérique facilite grandement le travail à la comptabilité fournisseurs qui est libérée des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Tout ceci permet de mieux gérer la trésorerie, le cash-flow de votre entreprise. Vos activités sont ainsi optimisées et votre productivité est augmentée. Cette célérité dans les traitements permet également à l’entreprise de gagner en notoriété.

Une sécurisation optimale des données

Avec la facture électronique, vous pouvez en toute sécurité archiver vos factures tout en conservant la confidentialité des informations qu’elles contiennent. À la différence de l’archivage classique, les données contenues sur une facture électronique sont stockées sur un serveur.

Ceci assure un niveau de sécurité élevé ainsi que la pérennité des factures envoyées. Vous n’aurez plus de problème de factures perdues.

Une réduction des risques d’erreurs

Généralement, il est très fréquent de faire des erreurs lorsque l’on crée des factures surtout quand le processus n’est pas automatisé. Avec la facture électronique, vous réduisez considérablement le nombre d’erreurs liées à la saisie manuelle. Vous pouvez calculer les montants TVA de vos produits et services sans faire d’erreur.

Aussi, les outils informatiques reprennent automatiquement des informations déjà saisies et ceci vous évite les fautes de frappe.

Une approche éco-responsable

Il est important de vous rappeler que la facturation électronique permet de réduire l’empreinte écologique et l’empreinte de carbone. Ceci se manifeste par la réduction de la consommation de papier, d’encre et d’électricité. Ainsi, vous diminuez les rejets de CO2. Votre entreprise investit ainsi dans le développement durable.

La facture électronique n’est pas seulement profitable pour les entreprises. Elle confère également des avantages intéressants aux clients. Ceux-ci peuvent en effet consulter à tout moment leurs factures électroniques via un espace client dédié ou simplement par courrier électronique.
De plus, la facturation électronique permet aux clients de stocker les factures de manière sécurisée grâce à l’archivage électronique.

La facture électronique : que dit la loi ?

Que l’on soit préparé ou non, la facture électronique est en train de s’imposer dans le monde des entreprises. En effet, la loi Macron prévoit de rendre obligatoires les factures électroniques entre les entreprises. Désormais, vous devez émettre des factures numériques dès lors que vous vendez des produits ou prestations à l’État ou aux collectivités locales et établissements publics.

Cependant, cette obligation est progressive. En 2014 à travers une ordonnance, l’État rend obligatoire la facturation électronique pour les entreprises. Elle se présente comme suit :

  • Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et personnes publiques ;
  • Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 4999 salariés) ;
  • Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 249 salariés) ;
  • Au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés).

La prochaine étape se retrouve dans l’utilisation de la facture électronique pour les paiements entre les entreprises, aussi bien en émission qu’en réception. À compter du 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques.

En ce qui concerne, la durée de conservation des factures électroniques, elle est également soumise à une règlementation assez stricte. Selon la loi, les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée de 6 ans. Ce délai est à compter à partir de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société. Cependant, au niveau du droit comptable, elles doivent être conservées pendant 10 ans. La loi prévoit des sanctions en cas de manquement à cette obligation.

Comment passer à la facture électronique ?

saasPour mettre en place la facture électronique au sein de votre société, un audit interne peut être réalisé afin de faire l’état des lieux de la facturation au sein de la structure. Ensuite, envisager la méthode qui vous conviendrait le mieux pour répondre aux contraintes techniques et légales. Ces méthodes sont au nombre de trois : on vous les présente du plus complexe au plus simple :

  • La piste d’audit fiable : cette méthode vous permet de transmettre la facture par n’importe quelle voie électronique avec des contrôles documentés permanents à chaque étape du traitement de la facture. Ceci vous permet de matérialiser en permanence les liens entre la facture électronique reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement de la facture. Notifions que la piste d’audit fiable est la solution la plus compliquée ;
  • La transmission selon une norme sécurisée (EDI) : elle consiste à envoyer la facture électronique au client grâce à un message électronique sécurisé. Ceci permet l’automatisation de l’envoi, de la réception et du traitement de la facture électronique. Souvent ces fichiers sont échangés via l’EDI (Échange de Données Informatisé) sous format XML. C’est la méthode la moins complexe ;
  • La signature électronique : c’est une méthode à la fois simple, efficace et peu dispendieuse à mettre en place pour valider la facture électronique. Une facture signée par signature électronique permet de valider l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique.

La signature électronique apparaît comme la solution la plus accessible et la plus économique. Nous expliquons rapidement comment la mettre en place.

Comment créer une signature électronique ?

La création d’une signature électronique revient à obtenir un certificat ad hoc. Celui-ci est nécessaire puisqu’il certifie l’identité numérique du signataire. Il vous permet de vous authentifier. Pour l’obtenir, vous devez passer par une Autorité de Certification (AC). Ensuite, vous avez besoin d’un outil spécialisé pour garantir l’intégrité du document et sceller votre engagement. Enfin, choisissez votre signature et son niveau de garantie en fonction du risque.

Une fois établie, elle vous donne la capacité de parapher toutes sortes de documents : facture numérique, bulletin de paie, email, note interne, bon de commande, et même contrat électronique.

Bon à savoir : les factures électroniques peuvent être établies en deux formats : la facture EDI (Échange de Données Informatisées) ou PDF.

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