Gestion notes de frais entreprise : quelles solutions pour le faire efficacement ?

par Didier

Les notes de frais désignent le document sur lequel un salarié rappelle l’ensemble des frais effectués au cours d’une période donnée. Utilisées par ces derniers pour obtenir le remboursement de leurs dépenses, elles sont ensuite validées et enregistrées par l’équipe comptable.

La gestion des notes de frais dans une entreprise peut très rapidement s’apparenter à un casse-tête. Chronophage et sans valeur ajoutée, ce processus représente un véritable manque à gagner pour l’entreprise. Mettre en place un processus d’optimisation rigoureuse est donc indispensable à cette gestion. Voici pour vous aider quelques astuces pour le faire efficacement.

Utilisez un logiciel de gestion des notes de frais pour entreprise


Pour une gestion optimale des frais de gestion de votre entreprise, vous pouvez faire recours à un logiciel comme celui disponible sur https://www.n2f.com/. Choix de nombreuse entreprise, le logiciel de gestion est un outil qui permet d’automatiser l’ensemble de la gestion des notes de frais. De l’établissement de la note à son enregistrement en comptabilité, le logiciel s’occupe de tout pour vous.

Ergonomiques, simples et intuitifs, les logiciels de gestion proposent un accompagnement personnalisé et qualitatif. Vous y gagnerez du temps et éviterez par la même occasion les erreurs de saisies. L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permettra de sécuriser votre travail tout en disposant de moyens de contrôle efficaces.

Par ailleurs, si vous optez pour une application disponible en ligne, vous pourrez reporter vos notes de frais depuis n’importe quel ordinateur. Cela permet aux salariés en déplacement de renseigner facilement et en temps réel leurs frais. Ces programmes limitent l’intervention humaine, mais pas complètement. Certaines taches de vérification restent indispensables.

Choisissez la dématérialisation des notes de frais de votre entreprise

Le processus de dématérialisation des notes de frais d’une entreprise permet d’optimiser la gestion de celles-ci. La dématérialisation des notes de frais de votre entreprise entraine un gain de temps colossal. En effet, la gestion manuelle des notes de frais implique une perte de temps considérable, et ce, à chaque niveau du processus.

En optant pour la dématérialisation, votre équipe de finance ne perdra plus de temps sur le contrôle des dépenses grâce à la centralisation des données et l’automatisation de la saisie. De plus, la dématérialisation constitue une source d’économie pour votre entreprise, car le processus de gestion est habituellement long et couteux.

Par ailleurs, grâce à une solution de dématérialisation, vous pourrez étudier de près les différents postes de dépenses et optimiser les budgets réservés aux frais professionnels. Vous pourrez par la même occasion mettre au point de nouvelles règles de dépenses et négocier les offres avec certains fournisseurs.

Définissez une politique de dépenses dans votre entreprise


L’amélioration de la gestion des notes de frais de votre entreprise passe également par l’adoption d’une politique de dépenses concise et cohérente au sein de la structure. Ce document vous permettra de réguler les frais professionnels des collaborateurs et de déterminer à minima quels types de dépenses peuvent être remboursés. Ce procédé vous aidera à clarifier, fluidifier et mieux contrôler le processus des dépenses.

Vos salariés auront, grâce à ce document, connaissance de la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des diverses dépenses engagées. De plus, ce document doit faire mention du délai d’envoi des notes de frais et la nécessité d’y joindre un justificatif. Cette politique doit être bien comprise des salariés.

Pour ce faire, il doit rester un document fluide à lire, simple et sans trop de référence à des termes juridiques. Vous devez donc éviter les règles superflues, inutilement contraignantes et trop complexes. Organiser ce document par section serait une bonne idée pour en faciliter la compréhension. En dehors de la politique de gestion, vous pouvez aussi prévoir un document standard ayant pour objectif la mise en place d’un processus de validation et de remboursement efficace.

Externalisez la gestion des notes de frais de votre entreprise

L’externalisation de la gestion des notes de frais peut rendre cette dernière plus efficace. À cet effet, vous pouvez avoir recours à un cabinet spécialisé. Avec ce mode de gestion, le salarié saisit sa note de frais comme à l’accoutumée et l’envoie à la plateforme externalisée. Celle-ci se charge :

  • du scan de la note de frais ;
  • du classement de la note de frais ;
  • du contrôle de la note de frais ;
  • et de la préparation du paiement.

Toutes les étapes antérieures étant sous-traitées, le service comptable de votre entreprise n’aura plus qu’à valider le paiement et rembourser vos salariés. Même si elle permet d’éliminer définitivement les tâches manuelles qui subsistent, ce mode de gestion présente un coût non négligeable et supérieur à celui d’un logiciel de gestion.

Anticipez les frais de votre entreprise et traitez les dépenses au fur et à mesure


Pour une gestion efficace de vos notes de frais, pensez à les anticiper d’une part. En effet, les notes de frais représentent les dépenses occasionnées par les activités des salariés pendant un mois donné, comme expliqué ici. Tâchez par conséquent de prévoir les activités de l’année en cours et les frais qui s’y rapportent afin de définir approximativement les dépenses que vous aurez à couvrir.

D’autre part, la validation de masse a tendance à mettre une pression inutile qui génère forcément des erreurs. Pensez donc à régler vos dépenses au fur et à mesure pour ne pas le faire dans la précipitation. Pour cela, nous vous conseillons de traiter les saisies au fil de l’eau pour améliorer les délais de remboursement.

Vous pouvez aussi garder la saisie des notes de frais à jour pour avoir une vue en temps réel sur votre trésorerie. De cette manière, vous gagnerez en temps et éviterez les erreurs.

Créez un canal pour les dépenses des salariés et fournissez un moyen de paiement adapté

Pour une gestion optimiser des notes de frais de votre entreprise, nous vous proposons de mettre à la disposition des salariés des comptes ou des cartes prépayées. Il s’agira de définir pour les éléments précités un plafond ou d’y charger un montant fixe. Le salarié devra ainsi justifier ses dépenses ultérieurement.

Cette technique vous évitera de perdre du temps en cas de remboursement et d’éventuelle frustration du personnel. Afin de simplifier les processus de gestion des notes de frais de votre entreprise, vous devez également fournir à vos employés un moyen de paiement adapté. Optez pour des dispositifs modernes qui offrent des avantages aux salariés, mais aussi à l’employeur.


Par ailleurs, ce choix vous permettra de définir le plafond à ne pas dépasser. Ainsi, vous n’aurez plus à avancer les frais, car le paiement des achats se fera directement depuis le compte de l’entreprise. Fournir un moyen de paiement efficace à vos salariés a pour conséquence de limiter le temps de traitement de votre service financier.

Tenez vos nouvelles recrues au jus

Pour assurer le bon fonctionnement de votre stratégie d’amélioration sur le long terme, tous les membres de votre entreprise doivent avoir le même niveau d’informations. À cette fin, vous devez fortement sensibiliser vos nouvelles recrues sur les politiques de gestion des dépenses et remboursement au sein de votre entreprise. Pensez à les former dès leur arrivée aux fondamentaux afin de leur inculquer les bonnes habitudes.

L’optimisation du processus de gestion des notes de frais d’une entreprise n’est pas une tâche aisée. L’ensemble de ces astuces vous permettront d’avoir un système de gestion plus performant et compréhensible. Vous y gagnerez du temps et de l’argent.

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