Gestion documentaire et archivage électronique

par Didier

L’archivage et la traçabilité des dossiers et documents d’entreprise sont devenus en France une priorité pour les Directions Générales et Responsables de Service. Cette prise de conscience s’est accrue avec les « affaires » qui ont marqué l’actualité des entreprises ces dernières années.

Aux Etats-Unis, les lois Sarbane Oaxley, en France, les lois de sécurité financière, les lois sur l’économie numérique , les normes Afnor, et les récentes instructions fiscales sur le contrôle des comptabilités informatisées ou sur la conservation des factures clients ont modifié la perception des entreprises sur la gestion des archives pour mettre en place une vrai politique d’archivage et de sécurité.

Ce marché va s’accroître dans les années à venir et l’augmentation du volume d’informations à traiter et à conserver dans son intégrité demande une expertise et une compétence métier qu’un prestataire doit maîtriser par une double compétence en archivage et en informatique.

Le diagnostic, l’état des lieux, la compréhension des besoins et des contraintes techniques, financières et légales sont pris en compte pour présenter à une Direction des conseils appropriés et une solution efficace qui répond aux problématiques exposées.

Une réflexion et des conseils pour l’élaboration de cahier des charges ou d’assistance à maîtrise d’ouvrage sont également dans le périmètre de notre action d’audit et de conseils auprès de nos clients.

Le cycle de vie des documents

Traditionnellement perçu comme l’ultime étape de la vie d’un document, l’archivage, se positionne au cœur du cycle de vie du document.

  • Un document se conçoit, naît, vit et meurt.
  • Un document mort est un document sans mise à jour, archivé de façon définitive mais il doit pouvoir être retrouvé, ressorti et consulté pour apporter une preuve.
  • Recueillir, classer, conserver et protéger des volumes considérables de données et de documents pour les restituer et les exploiter, tels sont les enjeux de l’archivage et les obligations auxquelles les entreprises sont confrontées.

L’archivage présente une exigence de conservation durable.

Conserver sur des supports évolutifs ou sur des supports qui « passeront » avec l’évolution technologique ne peut pas être satisfaisant pour des documents qui doivent être conservés sur du long terme.

Il faut bien évidemment s’assurer également de la relecture d’un document archivé. Ce document doit donc pouvoir être retrouvé et ré-exploité. La fiabilité dans l’archivage est primordiale. Un document mal indexé, sauvegardé sur un support altéré ou obsolète, dont il n’existe plus de moyen de lecture par exemple, est alors partiellement ou totalement inexploitable et bien sûr sans garantie d’intégrité… Les solutions d’archivage électronique et de GED prennent en compte ces paramètres pour pérenniser et sécuriser l’archivage et permettre aux entreprises d’être en conformité avec les règles en matière de gestion et d’archivage.

Numérisation et dématérialisation des documents

On entend généralement par dématérialisation le fait de transformer un document ou des données informatiques en format électronique.

Elle consiste à prendre en charge l’ensemble des données et/ou des documents physiques d’une entreprise ou d’un service pour les convertir, les numériser et permettre une gestion plus efficace en mode électronique

L’indexation va apporter la souplesse et la précision dans les recherches en ciblant par des critères de sélection le dossier ou le document à retrouver

les documents et données informatiques pris en compte /

des documents papier de format divers jusqu’au plan.
des documents de type microfiche, microfilm et carte à fenêtre
Des fichiers informatiques de tous formats

  La dématérialisation s’articule autour de trois étapes formant un processus de dématérialisation type :

  • La numérisation du document qui fait typiquement intervenir des scanners professionnels de production avec des résolutions graphiques et couleurs.
  • Le traitement de fichiers informatiques par programme pour la capture, l’indexation, la restitution et l’affichage sur support numérique pour un accès plus rapide.
  • L’indexation des documents est une étape qui va permettre de capturer des informations du document pour les retrouver une fois transférées vers une base de données ou un support de consultation.

L’indexation du document s’effectue au moyen d’outils logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou par saisie manuelle.
La consultation ciblée par l’indexation effectuée donne toute la force à ce mode de
traitement.

 La restitution des documents peut être en visualisation à l’écran, en impression papier, en diffusion ou transfert par messagerie.

 Le support d’enregistrement sera choisi en fonction de la gestion des documents selon le nombre d’utilisateurs, le taux de consultation, ou la diffusion ou la distance des utilisateurs

Les avantages de la dématérialisation.

Une fois dématérialisé, le document électronique peut facilement et rapidement être retrouvé par des recherches directes ou croisées, par des mots clés.

Affiché à l’écran du poste de travail, le document peut être restitué et réimprimé dans sa forme originale sur papier, ou être diffusé par messagerie à différents destinataires.

Pour la conservation, la consultation ou la diffusion, c’est toute la souplesse et la force du document électronique face au papier.

A ce jour, la définition de l’archivage électronique connaît une profonde mutation.

L’archivage de données et de documents est une exigence légale et fiscale de conservation souvent à titre de preuve mais aussi à titre de mémoire ou de conservation du patrimoine d’une entreprise ou d’une collectivité.

L’objectif de la normalisation de l’archivage électronique est de mettre en adéquation les supports numériques et le droit de la preuve afin de permettre de développer les moyens électroniques d’archivage.

Différentes normes ont été publié sur ces sujets, notons en particulier la norme AFNOR Z42-013 sur l’archivage des données électroniques publiée le 12.02.1999 (vous pouvez obtenir la version 2020 de cette norme ici : https://www.boutique.afnor.org/norme/nf-z42-013/archivage-electronique-recommandations-et-exigences/article/927502/fa197009.
Cette norme prend notamment en compte les nouvelles technologies.

L’archivage électronique résout les problématiques de recherche et de conservation de documents avec un support autonome et indépendant du système d’information.

L’archivage est en parfaite conformité avec les dernières instructions fiscales sur le contrôle des comptabilités informatisées et sur la conservation des factures et avec les normes en vigueur.

Les services associés renforcent la qualité et la sécurité par des garanties sur l’intégrité et l’irréversibilité du document ainsi que la datation réelle du traitement, avec horodatage et empreinte électronique.

 

Qu’est-ce que la GED ?

La GED est un système informatisé de gestion des documents vivants, c’est-à-dire les documents utilisés au quotidien dans l’entreprise.

Simplicité et économie, en quoi la GED peut aider ?

Savez vous que 20% du temps de vos collaborateurs est perdu dans des recherches inutiles, qu’un collaborateur imprime 40 pages par jours en moyenne !

La Gestion Electronique des Documents optimise votre organisation en regroupant l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de document d’une organisation et d’améliorer leur traçabilité. Celle-ci a pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines.

Elle répond à des contraintes légales liées à l’archivage et aux exigences des processus qualités. Enfin, celle-ci permet de mener à bien un projet grâce à une méthode de travail plus sûre. Ce guide https://www.archivage-numerique.fr/ged vous précise toutes les fonctionnalités et les avantages de cette solution qui vous permet de classer, sécuriser et retrouver vos documents en un minimum de temps

Comment ça marche ?

Voici les principales étapes du fonctionnement de la GED

1. Capture des documents

  • Par numérisation des documents papier (scanner ou numériseur)
  • Par intégration de documents électroniques (convertir en PDF via un logiciel spécifique)

2. L’extraction d’information

3. L’indexation (à partir de la lecture automatique de document)

4. La recherche de document

5. L’archivage des documents

Si vous êtes confrontés à des problématiques d’archivage papier, le zéro papier est la solution et la GED peut vous y aider :

le Zéro Papier

Une politique du zéro papier c’est :

  • Gain de productivité : « le zéro papier » apporte une réelle une réelle réduction des coûts (papier, encre, imprimante)
  • Stockage et archivage : « le zéro papier », aiderait notamment à faciliter le classement de documents.
  • Protection de la planète : A grande échelle « le zéro papier » aurait un impact pour l’environnement.
  • Sécurité : En utilisant de manière efficiente les nouvelles technologies, « le zéro papier » peut permettre de diminuer le risque d’erreur (perte de document, manque confidentialité…)
  • Valeur marketing : Il est indiscutable qu’aujourd’hui, les consommateurs, attachent beaucoup d’importance à des concepts pour le développement durable

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