Achat de photocopieur : 5 conseils pour faire un choix optimal !

par Didier

Créer une entreprise est une chose, assurer son bon fonctionnement en est une autre. L’efficacité et la performance de celle-ci s’analysent au vu de sa capacité à être productive et à répondre convenablement aux attentes de la clientèle. Il est de ce fait impératif de générer continuellement des idées novatrices qui, mises en application, permettront d’accrocher la clientèle et, par voie de conséquence, aideront à renflouer la caisse. Dans cette dynamique, votre entreprise a besoin d’un panel de moyens et/ou d’outils au nombre desquels l’appareil photocopieur qui, par nature, est l’intermédiaire entre votre ordinateur et les papiers. Vous en aurez inévitablement besoin. Alors, comment faire le choix de son photocopieur pour un meilleur rendement ? Réponse dans le présent article !

Savoir quel type de photocopieur vous convient

Un grand nombre d’appareils photocopieurs est disponible sur marché. D’où la nécessité de connaître le type précis de photocopieur qui conviendrait à votre entreprise.

En effet, si vous aurez besoin de produire des copies en couleur par exemple, les photocopieurs monochromes ne vous seront d’aucune utilité. Optez plutôt pour les photocopieurs à couleur. Vous pourriez aussi sentir le besoin de prendre un modèle d’appareil beaucoup plus avancé en optant pour les photocopieurs numériques ou multifonctions. Substantiellement, ces deux derniers sont assez différents dans la mesure où le second, le copieur multifonction, vous offre une diversité de possibilités à l’emploi : faire des copies, imprimer, scanner et faxer les documents, que vous les voulez en blanc-noir ou en couleur. Par contre, les numériques vous permettent de vous connecter au réseau informatique de l’entreprise, rendant ainsi possible l’exécution de plusieurs opérations.

Rappelons que les photocopieurs analogiques, quoiqu’utiles, disparaissent peu à peu du marché.

Choisir votre photocopieur en fonction de la marque

Certains jugent subjectif le fait de choisir son appareil en tenant compte de la marque. C’est une erreur monumentale ! Les marques se forgent une réputation sur la base de la qualité garantie par leurs produits. Ainsi, lorsque la marque sert de référence, à n’en point douter, ses produits fonctionnement de manière plus optimale. Faire son choix en fonction de la marque et de sa notoriété ne relève alors d’aucune subjectivité. Quelles sont les meilleures marques dans le domaine ?

En matière de produit électroménager ou de bureau, les concepteurs japonais ont une avance sur tous les autres. Ainsi, c’est sans surprise qu’en la matière la marque Canon, pour beaucoup, est un leader incontesté. Son expérience et l’efficacité de ses appareils photocopieurs ne sont plus à démontrer. Plusieurs autres marques font la queue :

  • Konica & Minolta est une entreprise japonaise qui, depuis 1983, s’est notamment illustrée en créant le tout premier appareil photocopieur offrant une fonctionnalité d’agrandissement et de réduction. Aujourd’hui, elle figure logiquement dans le top des marques qui proposent les meilleurs photocopieurs ;
  • Ricoh tient confortablement son rang parmi les premiers à proposer un copieur multifonction. La marque s’est depuis 1987 consacrée à la production de photocopieurs de bureau de type multifonction, monochrome ou couleurs ;
  • Toshiba n’est pas réputée que dans la conception d’ordinateurs. Elle a aussi une cote impressionnante auprès des utilisateurs sur le marché des appareils photocopieurs. Elle propose en effet une gamme variée d’équipements de bureau, avec une spécialisation dans la production de photocopieurs multifonctions ;
  • Kyocera a vu le jour en 1959. Depuis, elle offre aux entreprises une chaîne d’appareils photocopieurs divers et variés, qu’ils soient multifonctions ou non ;
  • Sharp, au-delà de la télévision, est également très présente dans le domaine des équipements bureautiques, et ce, depuis 1972. Ses produits font partie des meilleurs sur le marché ;
  • Xerox vient sauver l’honneur des États-Unis. Reconnue pour être l’inventeur de l’appareil photocopieur, Xerox continue de tenir dans le classement des meilleures marques d’appareils de bureau.

Cette liste n’est pas exhaustive ; elle ne suit non plus aucun ordre. Nous nous sommes contentés de vous dresser la liste des meilleures marques qui pourraient vous offrir les meilleurs appareils photocopieurs qui soient.

La capacité d’utilisation n’est pas à négliger

Pour choisir un photocopieur qui vous comblera, il faut tenir compte des besoins de tous les départements de l’entreprise.

En d’autres termes, avant tout choix, la fréquence d’impression en couleurs ou blanc-noir au sein de l’entreprise doit être examinée. Ce travail préalable vous évite de prendre par exemple un appareil à couleur, alors que vos employés font beaucoup plus de copies blanc-noir ; encore que les impressions en couleurs reviennent bien plus chères.   

De même, il sera opportun de savoir si les employés sont souvent appelés à :

  • Partager des documents numériques ;
  • Envoyer et/ou recevoir des fax ;
  • Imprimer des photos à couleurs ;
  • Etc.

Ces informations vous permettront d’effectuer un choix plus facile de l’appareil photocopieur qui non seulement sera de qualité, mais aussi en phase avec les besoins de votre administration.

Tenez compte de votre budget

À l’instar des types, le prix des appareils photocopieurs varie également. Logiquement, le prix de l’appareil dépend des fonctionnalités qu’il offre, mais aussi du modèle et de la notoriété de son fabricant. Parfois, ils peuvent coûter assez cher. Ils vont ainsi de 400 à 6.000 € (voire plus) :

  • Copieur analogique : prévoir entre 250 et 500 € ;
  • Copieur numérique : un budget compris entre 400 et 12 000 € devrait faire l’affaire ;
  • Copieur noir et blanc : disponible à partir de 100 € (jet d’encre) et 400 € (laser) ;
  • Copieur couleur : le coût varie entre 200 € (jet d’encre) et 600 à 6 000 € (laser) ;
  • Photocopieur fax : il est disponible sur le marché à partir de 300 € ;
  • Photocopieur multifonction : prévoyez un budget d’au moins 200 € (jet d’encre) et d’au moins 1 000 € si vous êtes intéressé par des vitesses de 70 ppm ;
  • Copieur supportant les impressions A4 et A3 : prévoir entre 1 000 et 6 000 euros.

Bien évidemment, vous pouvez vous rendre la vie simple en essayant au préalable de comparer les prix sur ce site.

Les fonctionnalités : un point culminant

Ce critère, sans conteste, est l’un des plus importants. Pour faire un meilleur choix, vous devez prendre connaissance des fonctions et des options que vous propose l’appareil. L’objectif est de voir s’il répond à vos besoins afin d’en jouir pleinement en son temps.

Vous vous en doutiez certainement, tous les appareils n’ont pas les mêmes fonctionnalités. En effet, pendant que certains vous permettent de faire directement des copies en recto-verso ; ont un écran tactile ou LCD… d’autres ne vous offrent pas ces possibilités. Dans ce cas, seule une analyse des diverses fonctionnalités vous évitera de faire un choix regrettable.

La résolution de l’appareil

Pour vous assurer des copies de qualité, le choix de votre appareil photocopieur doit également tenir compte de la résolution de ce dernier. Vous le remarquerez, la résolution est un point fondamental étant donné que la lisibilité et la clarté de vos copies en dépendent.

En moyenne, la résolution d’un copieur est limitée à 400 dpi et se calcule en point par point (PPP en français et DPI en anglais). Ceci dit, plus la résolution de l’appareil est élevée, mieux vous aurez des copies de très bonne qualité et facilement lisibles.

En fonction donc de vos habitudes, vous saurez quel appareil vous conviendrait en termes de résolution. Si habituellement vous imprimez des photos et/ou images en couleur, un appareil ayant une résolution très élevée devrait vous convenir.

Conseils pratiques

L’appareil photocopieur est un outil indispensable à votre entreprise. Pour ce fait, nous vous déconseillons de banaliser son choix. Auquel cas, vous dépenseriez plusieurs fois pour l’achat du même équipement. N’hésitez donc pas à consulter Internet ou votre vendeur pour en apprendre davantage sur la résolution de l’appareil, sa performance, sa vitesse de copie et les critères ci-dessus indiqués.

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